Branża budowlana

Firma ALNOR jest producentem okrągłych i owalnych kanałów i kształtek wykorzystywanych do budowy systemów wentylacyjnych. W krótkim czasie stała się czołowym producentem w Polsce. Dobra organizacja, doskonałe warunki współpracy, nowoczesny park maszynowy oraz innowacyjne przedsięwzięcia sprawiły, że ALNOR jest jedną z najszybciej rozwijających się firm w branży.

POSZUKIWANIE ODPOWIEDNICH NARZĘDZI PRACY

Firma ALNOR® Systemy Wentylacji Sp. z o.o. z sukcesem wykorzystuje przeszło 10-letnie doświadczenie zdobyte w branży przetwórstwa metali i produkcji materiałów budowlanych. ALNOR® należy do elitarnego klubu Gazel Biznesu, firma zdobyła miejsce w rankingu najbardziej wartościowych firm Diamenty Forbesa 2008 i wygrała konkurs promocyjny „Lider Rynku 2009”, jako najlepsza w Polsce firma w zakresie produkcji systemów wentylacji. Jaki jest jej przepis na sukces? ALNOR® stawia na innowacje w zakresie działalności operacyjnej i technologii informatycznych wspierających biznes. Jest autorem aplikacji AutoCAD'a/IntelliCADa, wspomagającej projektowanie i obliczanie instalacji wentylacyjnych. Na zlecenie ALNOR® stworzono też autorski program do zarządzania przedsiębiorstwem, z którego korzystała przez kilka lat, a obecnie śmiało zmienia pod własne potrzeby system do zarządzania SAP Business One.

Jak zatem wyglądał burzliwy rozwój narzędzi informatycznych w ALNOR®?

POTRZEBA INTEGRACJI WYGRAŁA

Na początku firma ALNOR obsługiwała procesy biznesowe w oparciu o stworzony na zamówienie program, który stale zmieniała pod swoje wymagania. Uruchomiono też aplikację kadrowo-płacową Q-Kadry i Płace. Z czasem jednak, rozwój firmy stworzył potrzebę wprowadzenia oprogramowania w pełni zintegrowanego, który poddałby się łatwo obróbce. Rozpoczęto poszukiwania systemu, który zintegrowałby w pełni księgowość z produkcją, handlem przez Internet, obsługą Klienta i logistyką.

W 2006 roku postawiono na system SAP Business One i firmę wdrożeniową SUPREMIS Sp. z o.o. – pierwszego w Polsce Złotego Partnera SAP. System uruchomiono dla 28 pracowników, w tym dla działu księgowego, marketingu, handlowego oraz produkcji i zarządu. SAP Business One okazał się bardzo plastycznym narzędziem, dzięki czemu rozwija się wraz z dynamicznym przedsiębiorstwem ALNOR po dziś dzień.

JEDYNE CO STAŁE TO ZMIANA

ALNOR® wspiera swoją działalność poprzez SAP Business One, stale dostosowując go do zmieniających się warunków, rozwoju firmy i nowych strategii. Zoptymalizowanie ilości produkowanych materiałów? Poprawa jakości obsługi Klienta? Sprawna współpraca z kontrahentami via Internet? Łatwiejsze zarządzanie spedycją? A może ekspansja rynków zagranicznych? SAP Business One wspiera te cele, dzięki dużej elastyczności funkcjonalnej i skalowalności. Obecnie z oprogramowania SAP korzysta przeszło 40 pracowników ALNOR® oraz dostawcy i odbiorcy, rozwinięto m.in. moduły: Produkcja, CRM, Partnerzy Handlowi, a z dodatkowych uruchomiono B2B.

B2B I B2C W JEDNYM

Zarówno stali Klienci, anonimowi, jak i dostawcy korzystają z internetowej platformy B2B / B2C. To wielofunkcyjne narzędzie jest przydatne też dla przedstawicieli handlowych ALNOR®. Największą jednak jego przewagą jest pełna współpraca z systemem ERP i aplikacjami ułatwiającymi projektowanie instalacji i tworzenie zapytać ofertowych, stworzonymi przez ALNOR®. Dzięki platformie zamówień internetowych, partnerzy biznesowi prawnie składają zamówienia w oparciu o samodzielnie stworzone projekty systemów wentylacji, decydują o tym w jakim trybie chcą zostać obsłużeni i monitorują statusy swoich zamówień i rozrachunków. Takie narzędzie pozwala zaoszczędzić czas i koszty.

PLANOWANIE PRODUKCJI (MRP) I ZARZĄDZANIE PRODUKCJĄ

ALNOR produkuje pod zamówienia Klientów i na magazyn. Korzysta z modułu MRP w systemie SAP Business One, w celu obliczania i planowania optymalnej ilości produkowanych materiałów, w oparciu o zlecenia sprzedaży i prognozowane zapotrzebowanie. Kreator MRP prowadzi użytkownika przez 5-etapowy proces definiowania nowych scenariuszy MRP i analizę wyników MRP. Rekomendacje MRP są prezentowane na ekranach lub w raportach.

Partner wdrożenia, firma SUPREMIS, uruchomił specjalne Zlecenie Produkcyjne. Pracując na standardowych modułach systemu SAP Business One już z poziomu Zlecenia Sprzedaży (zamówienie Klienta) można wygenerować Zlecenie Produkcyjne, a system ERP samodzielnie sprawdzi stan komponentów potrzebny do realizacji zlecenia i automatycznie wygeneruje Wydania do Produkcji, umożliwiając przy tym zarządzanie partiami. Wygenerowane dokumenty są ze sobą powiązane, co ułatwia poruszanie się po systemie i przeglądanie danych. Dla klarowności, w przypadku długich list, system ERP grupuje dane np. listę dokumentu Wydania do Produkcji grupuje według magazynów.

System SAP sprawdza czy produkcja zakończona zostanie minimum 2 dni przed datą dostawy umówioną z Klientem, aby zapewnić czas na załadowanie produktów i transport. Pracownicy działu produkcyjnego mają dodatkowo do dyspozycji raport Kolejka zleceń. Pracownik realizujący zlecenie otrzymuje do ręki specjalny wydruk Zlecenie Dzienne, by zaplanować swoje prace.

Proces produkcji zamyka w systemie dokument Przyjęcia z Produkcji. Jego zapisanie automatycznie zamyka odpowiednie Zlecenia Produkcyjne, sprawdzając przy tym czy ilości wyprodukowane równe są ilościom zaplanowanym.

Reasumując, system SAP Business One oparty o standardowe moduły zwiększa wydajność pracowników działu produkcji, optymalizuje stany magazynowe i redukuje koszty.

WYDANIA Z MAGAZYNU, SPEDYCJA I WYSYŁKI

ALNOR® współpracuje z wieloma firmami spedycyjnymi. Mniejsze zamówienia przesyłane są za pośrednictwem firm kurierskich lub przez Pocztę Polską. Większe wymagają zaangażowania firm spedycyjnych. Zamówienia złożone przez Klienta, widoczne w systemie jako Zlecenia Sprzedaży, są punktem wyjścia do stworzenia Listy Pobrań. Jest to bardzo wygodna forma, gdyż nie trzeba korygować dokumentów Wydań Zewnętrznych, jeśli nie można skompletować zamówienia. Magazynier otrzymuje z działu realizacji Listę Pobrań i na jej podstawie przygotowuje produkty do wydania zewnętrznego. Dokument wraca do pracownika działu realizacji, który uwzględnia uwagi naniesione przez magazyniera i wystawia dokument WZ.

SUPREMIS stworzył dodatkowy moduł Transporty, który tworzy dokument Zlecenia Transportowego i rozlicza koszty transportu. W ALNOR® zakłada się, iż jeden samochód dostawczy może jechać maksymalnie w 4 różne miejsca. Wystarczy wskazać te miejsca, a tym samym wskazać kontrahenta. W systemie do Zlecenia Transportowego podpinana jest Lista Pobrań, a w efekcie również dokumenty WZ. Dla każdego kontrahenta na Zleceniu Transportowym można podać szacunkowe koszty transportu, na które zostanie zafakturowany. Zlecenia trafia do logistyka, który wskazuje na spedytora. Tak przygotowane Zlecenie Transportowe może szybko zapisać jako dokument Word, dopisać dowolną treść i przesłać do firmy spedycyjnej jako zapytanie. Zlecenie Transportowe w systemie SAP Business One zawierać może nawet tak szczegółowe informacje, jak dane teleadresowe kierowcy, datę i godzinę oraz kolejność załadunku samochodu ciężarowego. Dzięki temu magazynier w ALNOR® nie musi mieć dostępu do systemu SAP. Otrzymuje specjalny raport, wygenerowany na podstawie Zlecenia Transportowego, w postaci arkusza kalkulacyjnego programu Excel. Raport dla magazyniera zawiera informacje o kierunku transportu, kolejnością załadunku, realizatorem (czyli pracownikiem ALNOR® odpowiedzialnym za przygotowanie zamówienia), numerem listy pobrań, danymi firmy spedycyjnej itp.

Moduł Transporty pomaga też w rozliczeniu transportu. Jest to możliwe w momencie, kiedy faktury kosztowe od spedytorów są już w systemie ERP. W rezultacie znane są koszty rzeczywiste, rozliczone na konkretny transport. Jest to przydatne źródło informacji dla dyrektora handlowego ALNOR®, który sprawdza marże z danej dostawy. W podobny, lecz uproszczony sposób obsługiwane są wysyłki.

Ciekawą kwestią związaną z zarządzaniem stanami magazynowymi jest ewidencja zwrotów. Firma ALNOR® wysyła próbki, pokazowe modele na targi, czasem zdarzają się produkty wadliwe itp. Wówczas z poziomu dokumentu WZ pracownik generuje Zwrot podając przy tym jego powód. Dla ułatwienia system SAP może automatycznie wygenerować RW, ściągając tym samym zwrot ze stanu magazynu.

MODUŁ CRM PUNKTEM WYJŚCIA

Pojawia się pytanie, jak przy tylu pracownikach obsługujących jednego kontrahenta, szybko sprawdzić kto za co odpowiada, kiedy ostatnio kontaktowano się z kontrahentem, ile wysyłek do niego zaadresowano, czy też ile spotkań odbyto?

Firma SUPREMIS na prośbę ALNOR® rozbudowała moduł CRM o funkcjonalność zwaną Opiekuni Handlowi. W rezultacie prócz możliwości przejścia z karty kontrahenta do wszystkich związanych z kontrahentem dokumentami, księgowaniami i działaniami, można sprawdzić też przypisanych pracowników ALNOR®. Moduł pokazuje listę pracowników odpowiedzialnych za obsługę konkretnego kontrahenta i ich role: obserwator handlowy, obserwator płatności, obsługa zamówień, opiekun handlowy, realizator, itp. Dodatkowe okno Zarządzanie Opiekunami pozwala przypisywać pracowników do nowych kontrahentów (zastosowane tu operacje seryjne zwiększają ergonomię pracy), a co za tym idzie, zarządzać uprawnieniami. Z tego miejsca każdy pracownik może stworzyć raport przedstawiający zbiorczo informacje o kontrahentach, za których odpowiada z dokładnymi informacjami na temat ilości spotkań, rozmów telefonicznych, dat ostatnich kontaktów itp. Może nawet prześledzić emocje towarzyszące kontaktom (każdy pracownik ALNOR® rejestrując informację o kontakcie z kontrahentem może zaznaczyć emocje wybierając odpowiedni kolor spośród 5-stopniowej skali).

Moduł CRM w systemie SAP Business One to również narzędzie pracy działu marketingu z potencjalnymi i obecnymi Klientami. Doskonałe do tworzenia baz teleadresowych, rejestracji działań telemarketerów i organizacji wysyłki masowej e-maili.

„Jesteśmy młodym i dynamicznym zespołem, śmiało patrzącym w przyszłość. Stawiamy na rozwój i innowacyjność. Jeśli chcemy zapewnić naszym Klientom solidne fundamenty działania i wzrostu, musimy wyznaczać sobie ambitne cele. W rezultacie musi też im sprostać system ERP, który wspiera działanie całej firmy. Ku naszemu zadowoleniu SAP Business One pomaga nam w realizacji strategii, dzięki czemu budujemy na nim nasz sukces.” – Bartosz Łojewski, Prezes firmy ALNOR® Systemy Wentylacji Sp. z o.o.