SAP Business One

W programie można prowadzić wszelkie operacje bankowe, takie jak przetwarzanie wyciągów bankowych i płatności, czy uzgadnianie kont

System daje możliwość zarządzania przepływami pieniężnymi, śledzenie wykonania budżetu i porównywanie wartości rzeczywistych z zaplanowanymi, aby sprawdzić bieżącą sytuację firmy. Pozwala na przyspieszenie realizacji transakcji, poprzez integrację operacji finansowych w czasie rzeczywistym z innymi procesami biznesowymi, takimi jak zakup i sprzedaż, co wpływa na uzyskanie lepszego wglądu w przepływy pieniężne.

Sprawozdania i analizy finansowe

tworzenie standardowych lub niestandardowych raportów, na podstawie danych w czasie rzeczywistym, na potrzeby planowania i audytu.

Tworzenie centrum zysku, definiowanie reguł rozdziału, tabela centrów zysku i reguł rozdziału – funkcja ta umożliwia wyświetlanie danych centrów zysku i reguł rozdziału w formie tabeli, raport centrów zysku – rachunek zysków i strat bazuje na przychodach oraz kosztach, zarówno pośrednich, jak i bezpośrednich, zgodnie z definicją w regułach rozdziału, i może zostać wykonany dla dowolnego centrum zysku.

Wykorzystanie gotowych szablonów planów kont

definiowanie indywidualnych planów kont, tworzenie nowych zapisów księgowych i wyszukiwanie już istniejących, weryfikacja i korekta księgowań przed wprowadzeniem ich do Księgi Głównej, dzięki możliwości wykonywania ręcznych zapisów księgowych, możliwość zdefiniowania modeli dekretacji KG, dzięki szablonom księgowania co znacznie skraca czas pracy i ilość błędów.

Księgowania okresowe – definiowanie własnych księgowań, w celu regularnego wykorzystania w księgowości, możliwość automatycznego stornowania księgowań zapisów okresowych, dokonanych na koniec miesiąca, możliwość okresowej wyceny nierozliczonych różnic kursowych w walucie obcej, szybkie i proste generowanie dowolnej liczby szablonów raportów finansowych, definiowanie budżetu i zarządzanie nim.

Możliwość konfiguracji metod rozdziału budżetu, definiowania pozycji budżetu w dowolnej walucie (lokalnej, obcej lub obu) oraz wyświetlania zbiorczych raportów, dotyczących budżetu.

Raporty księgowe i finansowe

Salda kont KG i partnerów handlowych, wiekowanie rozrachunków z uwzględnieniem należności od odbiorców oraz zobowiązań wobec dostawców, zgodnie z terminem płatności; dziennik transakcji, raport księgowań wg projektów, bilans, zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat, przepływ środków pieniężnych, obejmujący wszystkie przychody i wydatki, włącznie z płatnościami za pomocą kart kredytowych, księgowaniami okresowymi oraz należnościami od odbiorców.

Sprzedaż i zarządzanie szansami

Możliwość śledzenia szans i działań, od pierwszego kontaktu, po finalizację transakcji. Przypisywanie kwot całkowitych i ważonych, w zależności od etapu realizacji szansy sprzedaży oraz wartości wyrażonej w %. Możliwość dokładnego opisania źródeł pozyskania potencjalnych klientów, aby uzyskać informację, które z nich przynoszą największe zyski i na tej podstawie decydować, w które źródła warto inwestować środki finansowe.

Zarządzanie kampaniami marketingowymi

Tworzenie, zarządzanie i analizowanie działań marketingowych. Przygotowanie kampanii branżowych dla wybranych Klientów, grup Klientów, wybranych produktów, grup produktowych. Zbieranie informacji o ilości odpowiedzi od Klientów, ilości konwersji do zleceń sprzedaży i faktur sprzedaży, przychody i zyski z kampanii.

Raporty i analizy

Tworzenie szczegółowych raportów dotyczących wszystkich aspektów procesu sprzedaży, w tym prognozowania i analiz szans sprzedaży, przy użyciu szablonów przyspieszających pracę. Raporty statystyczne szans sprzedaży, źródła pozyskania Leadów, wartość sprzedaży per handlowiec. Raporty i analizy dla menedżera sprzedaży, pokazujące przychody i zyski, wygenerowane przez każdego handlowca i łącznie przez zespół.

Zwiększenie mobilności zespołu sprzedaży

Zarządzanie informacjami dotyczącymi sprzedaży w podróży, dzięki aplikacji mobilnej SAP Business One Sales. Możliwość przyjmowania zamówień, zakładania szans sprzedaży, sprawdzenia stanów magazynowych w centrali i w oddziałach, raporty i analizy jednostkowe, dedykowane dla każdego handlowca.

Zintegrowane narzędzia raportowania

pozwalają łatwo porównywać dostawców i ceny, w celu wynegocjowania lepszych ofert i określenia możliwych oszczędności.

Tworzenie ofert zakupu,

formularzy zamówienia i przyjęcia towarów; łączenie dokumentów zakupów i przeglądanie ścieżek dokumentów na potrzeby audytu; zarządzanie zwrotami, kosztami dodatkowymi i wieloma walutami.

Przetwarzanie faktur dostawców

anulacje i noty kredytowe w odniesieniu do formularza zamówienia; planowanie potrzeb materiałowych i odpowiednie układanie harmonogramu zakupów.

MRP – planowanie zaopatrzenia materiałowego

z możliwością tworzenia własnych scenariuszy. Scenariusze pozwalają na utworzenie horyzontu planowania, wyboru magazynów, indeksów magazynowych, dokumentów, które będą brane do scenariusza np.: zlecenia sprzedaży, zlecenia produkcyjne, stany magazynowe (minimalne, maksymalne, wymagane), prognozy sprzedaży, zamówienia zakupu, inne. Automatyczne generowanie zaleceń zakupu lub zamówień zakupu z dokładną rekomendacją daty zakupu, aby zmniejszyć zapasy magazynowe i nie angażować środków finansowych.

Możliwość zarządzania magazynami fizycznymi i logicznymi

oraz lokalizacjami na wszystkich magazynach, możliwość skonfigurowania lokalizacji do czterech poziomów: magazyn, strefa, regał, półka. Blokowanie lokalizacji, aby przeprowadzić inwentaryzację tylko wybranej części magazynu, umożliwiając sprzedaż z pozostałych lokalizacji. Zarządzanie wieloma jednostkami miar: zakup w innej jednostce, magazynowanie w innej, sprzedaż w innej oraz stosowanie przeliczników.

Uporządkowanie procesów magazynowych

dzięki podzieleniu magazynu na strefę przyjęć i strefę wydań. Umożliwienie dokładnego sprawdzenia dostaw, zanim zostaną przyjęte na magazyn, przeprowadzenie procesu kontroli jakości i dopuszczenie do sprzedaży lub procesu produkcji. Możliwość wskazania, które produkty są spakowane do których opakowań zbiorczych, z możliwością wskazania pojedynczych numerów seryjnych.

Uproszczone mechanizmy kompletacyjne,

pozwalające na wskazywanie, jakie ilości z jakich lokalizacji należy pobrać, aby skompletować zamówienie. Dokładne wskazanie, które produkty i surowce mają dedykowane lokalizacje i zablokowaną możliwość umieszczenia ich w innym miejscu, niż do tego przeznaczone.

Możliwość wyceny zapasów za pomocą stałych cen ewidencyjnych, średniej ważonej, FIFO

i innych metod, a także monitorowanie poziomu zapasów, śledzenie transferów i aktualizowanie zapasów w czasie rzeczywistym, sprawdzanie dostępności.

Wielopoziomowe drzewa produkcji

możliwość zdefiniowania drzew produkcyjnych, złożonych z wielu półproduktów, składających się na produkt gotowy. Określanie dla każdego drzewa produktu ilości, które są potrzebne do wytworzenia jednej sztuki, co po utworzenia zlecenia produkcyjnego dla wybranej ilości sztuk, powoduje automatyczne przeliczenie potrzebnych do produkcji surowców.

Zlecenie produkcyjne

może zostać wygenerowane manualnie przez użytkownika lub automatycznie, przy pomocy funkcji MRP. Może mieć ono swoje statusy, które informują, czy należy zacząć je realizować, czy czeka na akceptację, a może już jest zrealizowane i czeka na przesunięcie na magazyn wyrobów gotowych.

Wydajność zasobów

możliwość przypisania wydajności dla każdego zasobu produkcyjnego np.: maksymalna ilość wyprodukowanych szt. na minutę oraz dostępności (praca jednozmianowa lub wielozmianowa), możliwość ograniczenia dostępności wybranych zasobów i utworzenia gniazd produkcyjnych.

Trasy produkcyjne

możliwość budowania tras technologicznych wg. kolejności realizacji – do każdej trasy jest możliwość przypisania listy materiałowej (BOM) oraz zasobu. Trasy mają możliwość przypisania czasu realizacji, co pozwala na lepsze zaplanowane terminu zakończenia zlecenia produkcyjnego.

Rozliczanie produkcji

SAP Business One daje możliwość rozliczania surowców do zlecenia produkcyjnego lub do pojedynczych tras. Surowce mogą być wydawane do przetworzenia na produkcję, z późniejszym raportowaniem rzeczywistego zużycia (metoda wydania ręcznego) lub rozliczane po zakończeniu zlecenia produkcyjnego metodą pobrania wstecznego. Koszty produkcji możemy śledzić na bieżąco, w podsumowaniu zlecenia produkcyjnego, w podziale na koszty materiałowe i koszty robocizny.

Podział na etapy i fazy

każdy projekt wewnętrzny i zewnętrzny można podzielić na etapy i fazy. Każda faza może mieć następniki i poprzedniki, z konfiguracją nie pozwalającą na rozpoczęcie fazy drugiej jeżeli nie zostanie ukończona pierwsza. Każda faza i etap mogą mieć przypisaną procentową wartość realizacji, która pokazuje, jaki jest stan realizacji poszczególnych faz i etapów.

Zasoby

przypisanie do realizacji osób odpowiedzialnych za daną fazę. W projekcie posiadającym kilka faz, do każdej kolejnej możemy przypisać osobę odpowiedzialną.

Dokumenty i sprawy powiązane

do każdej fazy jest możliwość przypisania dokumentów takich jak: zlecenie produkcyjne, zlecenie sprzedaży, faktura sprzedaży, wydanie z magazynu i przyjęcie do magazynu. W każdym projekcie pojawiają się sprawy/problemy do rozwiązania, które wymagają zaangażowania oraz przypisania odpowiedzialności do wytypowanych osób. Każdą sprawę można opisać w module zarządzania projektem, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację oraz zaplanować spotkanie w celu rozwiązania problemu. Po zakończeniu projektu można opisać, jak problem został rozwiązany.

Rozliczenie projektu

W podsumowaniu projektu dostępne są informacje o przychodzie na projekcie, kosztach poniesionych do momentu przeglądania raportu oraz ilości dni przekroczenia w realizacji. Są także dostępne dodatkowe raporty finansowe, jak choćby Raport Zysków i Strat na projekcie.

Dynamiczny Gantt

Możliwość spojrzenia na strukturę raportu w formie graficznej, z opcją przesunięcia terminu realizacji usługi lub dostarczenia produktu.

Zgłoszenie serwisowe

posiada elementy opisowe, informujące od którego Klienta produkt został przyjęty. Z poziomu zgłoszenia serwisowego jest dostęp do wszystkich informacji o urządzeniu oraz jego historii. Jeżeli zgłoszenie jest gwarancyjne i jest decyzja o wymianie komponentu, wtedy jest on wydawany z magazynu i idzie w koszty. W przypadku zgłoszeń pogwarancyjnych jest możliwość zaofertowania naprawy z określonym kosztem. Po akceptacji kosztu naprawy/wymiany następuje dofakturowanie pozycji po cenie określonej cenniku lub zrabatowanej.

Gwarancja

Definicja może być dowolna i ustalona w dowolnym momencie. W zależności od zakresu usług, jest możliwość utworzenia kilku poziomów gwarancji np.: brązowa, srebrna złota, z określoną datą obowiązywania. Jest możliwość ustawienia przypomnień o kończącej się dacie gwarancji.

Baza wiedzy

Umożliwia zmniejszenie ilości urządzeń/produktów, trafiających do serwisu z powodu błahych rzeczy. W pierwszym kroku, gdy Klient skontaktuje się z serwisem i zgłosi reklamację, opiekun Klienta ma możliwość zasugerowania wykonania kilku czynności sprawdzających, aby potwierdzić, czy uszkodzenie rzeczywiście występuje. Po wyczerpaniu możliwych kroków do realizacji przez Klienta, przyjmowanie jest zgłoszenie serwisowe. Po kolejnej naprawie, jeżeli usterka wystąpiła po raz pierwszy, należy opisać w bazie wiedzy rodzaj awarii, jej przyczynę i sposób rozwiązania, aby można było skorzystać z opisu w przyszłości.

Raport zgłoszeń serwisowych

Monitor informuje, ile obecnie jest zgłoszeń serwisowych w ogóle, ile z nich jest otwartych, a ile zakończonych. Ważną informacją jest % reklamacji zrealizowanych w terminie oraz % z ilością dni przekroczenia. Te wskaźniki pokazują obciążenie działu serwisowego w danej chwili oraz planowane obciążenie w czasie.

Aplikacja dla Serwisanta

Bardzo wygodne i intuicyjne narzędzie dla serwisu rozproszonego/mobilnego. Dedykowana na smartfony, zawiera niezbędne informacje o urządzeniu, które wymaga naprawy oraz o Kliencie, do którego należy się udać. Serwisant, z poziomu aplikacji, ma możliwość podejrzenia nazwy Klienta, danych urządzenia oraz kontaktu telefonicznego z Klientem.

Dzięki analityce opartej na technologii SAP HANA, SAP Business One tworzy analizy i raporty korzystając z potężnej mocy obliczeniowej tego rozwiązania. Oferuje dostęp w czasie rzeczywistym do predefiniowanych kokpitów i raportów, jak również do narzędzi zwiększających wydajność, wspierających podejmowanie decyzji. Przejrzystość narzędzia powoduje, że użytkownik może dostosowywać formularze i kwerendy do specyficznych wymagań, bez przeszkolenia technicznego.

Analiza Interaktywna – korzystanie ze standardowych funkcji Microsoft Excel do tworzenia raportów. SAP Business One posiada kilkanaście gotowych, wbudowanych, predefiniowanych modeli danych, które można uruchomić w Ms Excel i tworzyć raporty oraz analizy. Po przygotowaniu i zapamiętaniu raportu, jego struktura jest zapamiętywana, a ponieważ sięga on bezpośrednio do danych, po kolejnym uruchomieniu prezentuje aktualne dane.

Wstępnie zdefiniowane wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki efektywności)  – SAP posiada bibliotekę ponad 100 wbudowanych wskaźników, którą można w dowolnym momencie rozbudować o kolejne niezbędne dla podejmowania decyzji. Służy do tego narzędzie Dashboard Designer, wbudowane w SAP. Bazuje na predefiniowanych warstwach semantycznych oraz daje możliwość tworzenia własnych przez np.: napisanie prostego zapytania, zapisania go jako szablonu i utworzenie na tej podstawie nowego kluczowego wskaźnika wydajności, raportu lub analizy. Przykłady: średnie odchylenie terminu dostawy, pięciu najlepszych pracowników sprzedaży, pięć najbardziej lub najmniej rotujących produktów, itp.

Prognoza przepływu środków pieniężnych – narzędzie do prognozowania przepływu środków pieniężnych na podstawie dokumentów wprowadzonych do bazy. Pokazuje obecną oraz prognozowaną kondycję finansową firmy, w czasie do maksymalnie 1 roku. Można w niej uwzględnić wszystkie transakcje okresowe, leasingi, planowane koszty i planowane przychody. Możliwość symulowania przy użyciu poziomów pewności, pozwala na przygotowanie bardzo optymistycznych jak i pesymistycznych wariantów prognozy, co sprzyja lepszemu przygotowaniu przyszłych, koniecznych działań.

Wyszukiwarka pełnokontekstowa – Jeżeli potrzebne jest szybkie odnalezienie danej informacji, a nie wiemy, w którym polu należy jej szukać, najlepszym rozwiązaniem jest wyszukiwarka pełnokontekstowa. Wystarczy wpisać części nazwy lub nazwiska, a system zaprezentuje za jej pośrednictwem wszystkie pasujące wyniki, poszeregowane obszarami np.: sprzedaż, zakupy, księgowość, z możliwością ich sortowania.