Windows SharePoint

Doskonały system wymiany informacji

SharePoint, zwany również Intranetem lub WSS (skrót od Windows SharePoint Services) to wewnętrzny system wymiany informacji. Jest to doskonały produkt dla firm, które szeroko wykorzystują pracę grupową. Dzięki SharePoint wymiana informacji będzie znacznie prostsza, szybsza i bardziej efektywna. Obieg dokumentów, rezerwacje sal konferencyjnych, zarządzanie flotą aut czy procesowanie urlopów lub delegacji - to funkcjonalności dostępne dla użytkownika SharePoint. Atutem rozwiązania jest jego prostota - do obsługi wystarczy podstawowa znajomość pakietu Microsoft Office.

Zalety Windows SharePoint Services

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Platforma Windows SharePoint została stworzona aby usprawnić i uprościć wewnętrzne procesy biznesowe przedsiębiorstw.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Windows SharePoint posiada szereg bezsprzecznych zalet, które czynią je bardzo atrakcyjnym uzupełnieniem do stosowanych obecnie pakietów oprogramowania biurowego. Główne zalety to:

• Udostępnienie prostego, dobrze znanego i spójnego interfejsu użytkownika, korzystanie proste jak z Internetu.
• Jedna zintegrowana platforma, gdzie można umieszczać wszystkie informacje firmowe.
• Zwiększenie wydajności pracowników przez uproszczenie działalności biznesowej.
• Łatwiejsze uzyskiwanie zgodności z przepisami prawa dzięki rozbudowanej kontroli nad zawartością witryn.
• Efektywne zarządzanie zawartością serwisu i zmienianie jej przeznaczenia w celu zwiększenia wartości biznesowej.
• Uproszczenie dostępu do strukturalnych i niestrukturalnych informacji w różnych systemach w całej organizacji.
• Łączenie pracowników z informacjami i wiedzą, idealne medium do przekazywania ważnych informacji.
• Przyspieszenie procesów biznesowych współużytkowanych w różnych organizacjach.
• Udostępnianie danych biznesowych bez ujawniania poufnych informacji.
• Umożliwienie osobom podejmowania bardziej świadomych decyzji dzięki prezentowaniu kluczowych dla firmy informacji w jednej, centralnej lokalizacji.

Wewnętrzna sieć komputerowa jest obecnie podstawą działania większości firm na świecie. Skoro jest sieć to warto ją wykorzystać do utworzenia wewnętrznych witryn podobnych do tych, które są publikowane w Internecie. Niech skupiają one naszą wiedze, informacje i organizują je w środowisku dostępnym dla wszystkich pracowników – tym właśnie jest INTRANET – można powiedzieć wewnętrzny Internet.

Bardzo łatwe, intuicyjne tworzenie stron i wewnętrznych portali

Do stworzenia kompletnej strony typowo informacyjnej, projektowej czy działowej w systemie Windows SharePoint Services nie są wymagane żadne specjalistyczne kwalifikacje. Posługując się myszką oraz dzięki intuicyjnej technice budowy strony z gotowych elementów (webparts), polegającej na przeciąganiu elementów takich jak kontakty, biblioteka dokumentów czy lista nowości w wybrane miejsce ekranu, możliwe jest utworzenie profesjonalnej witryny w czasie krótszym niż godzina.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Aby utworzyć witrynę lub jej element wystarczy wybrać odpowiednią pozycję z opcji zgrupowanych tematycznie przedstawionych powyżej.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Na powyższym obrazie widać jak zbudowana jest strona w SharePoint Services. Składa się z elementów nazywanych web partami. Elementy te można łatwo dodać, przesuwać i edytować zmieniając tym samym wygląd witryny.

Prosta i efektywna wymiana informacji

Strukturę firmy można odtworzyć jako zbiór witryn odzwierciedlających poszczególne jednostki organizacyjne lub działy. Stworzenie systemu informacyjnych stron wewnętrznych (intranetu) znacznie podnosi efektywność wyszukiwania informacji a tym samym wydajność pracy.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Każdy dział może posiadać własną stronę z najczęściej używanymi dokumentami, listą ogłoszeń, listą kontaktów, forum dyskusyjnym itp. Podobną witrynę utworzyć można również na potrzeby każdego projektu lub zadania. Uruchamiając również system wyszukiwania, pracownicy oszczędzić mogą w ten sposób bardzo wiele cennego czasu spędzonego w poszukiwaniu potrzebnych im informacji lub dokumentów.

Usprawnienie procesów biznesowych

Jedną z największych zalet oferowanych przez Windows SharePoint Services jest możliwość tworzenia prostych procesów obiegu dokumentów w firmie (workflow), takich jak akceptacja dokumentów, wszelkiego rodzaju wniosków wymagających akceptacji (np. urlopowy, o zaliczkę), formularzy czy rozliczeń delegacji służbowych itp. Wyobraź sobie jak proste może być wysłanie wniosku o zaliczkę jeśli polega ono jedynie na wypełnieniu kilku pól formularza na stronie www i wciśnięciu przycisku "Wyślij". Obok wielkiej oszczędności czasu, rozwiązanie takie gwarantuje również, że dokumenty nie zaginą po drodze a tylko odpowiednie osoby zostaną poinformowane.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Błyskawiczne wyszukiwanie informacji

Windows SharePoint Services posiada również rozbudowane wbudowane mechanizmy wyszukiwania informacji. Jeśli nie wiesz, gdzie szukać danego dokumentu, po prostu wpisz słowa w formularzu wyszukiwania, który dostępny jest w każdymi miejscu Intranetu. Słowa wyszukiwane mogą to być nazwy plików lub frazy z wnętrza plików. Wszystkie dokumenty Pakietu MS Office są poprawnie przetwarzane przez ten mechanizm.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Wersjonowanie dokumentów i praca grupowa

Bardzo często zdarza się, że nad jednym dokumentem pracuje grupa osób. Aby uniknąć możliwości nadpisania zmian przez dwie osoby pracujące równolegle, SharePoint oferuje usługę wyrejestrowania dokumentu na czas jego edycji. Po tej operacji status dokumentu widoczny dla wszystkich ma postać Wyrejestrowany. Pozostali użytkownicy będą mogli wówczas jedynie czytać dokument, ale nie będą mogli go edytować. Istnieje możliwość włączenia funkcji zachowywania określonej liczby wersji pliku. Gdyby była potrzeba powrotu do wcześniej wersji dokumentu, w każdym momencie można to uczynić! Wszystkie te opcje są dostępne i gotowe są w standardowej funkcjonalności.

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Kliknij na zrzut aby powiększyć

Doskonała integracja z pakietem Microsoft Office

To bez wątpienia jedna z największych zalet SharePoint Services. W większości spotykanych na rynku rozwiązań, aby zapisać dokument do witryny intranetowej, należy zalogować się do niej a następnie wysłać do niej dokument. Wymaga to wykonania kilku niezbyt wygodnych operacji odrywających nas od pracy. W SharePoint Services możesz zaś odczytać i zapisać dokument do biblioteki dokumentów bezpośrednio z Microsoft Word, Excel, PowerPoint czy jakiejkolwiek innej aplikacji - w taki sam prosty sposób jak zapis czy odczyt na lokalnym dysku! Wystarczy raz poprawnie zalogować się a SharePoint nie będzie już niepokoił nas żadnymi komunikatami.

Kliknij na zrzut aby powiększyć