| Obieg dokumentów |
|
Przepływ pracy (ang. workflow) obejmuje zarówno obieg dokumentów, jak i wymianę innych danych, w tym zarządzanie zadaniami projektowymi. Windows SharePoint Services (WSS) to narzędzie, którego celem jest pomoc firmom w zarządzaniu przepływami pracy, aby mogły stosować spójne procesy biznesowe, zwiększyć wydajność i wyeliminować zatory. Wszystko po to, aby pracownicy mogli skupić się na realizacji zadań, a nie na zarządzaniu nimi i powiązanymi dokumentami. O zarządzaniu zadaniami i innymi mechanizmami usprawniającymi pracę zespołu pisaliśmy już w artykule „Praca grupowa – Windows SharePoint Services”. Czas przyjrzeć się funkcjonalności obiegu dokumentów, która pozwala na definiowanie i sterowanie dowolnymi obiegami np.: korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, delegacji, reklamacji, rekrutacji, itp. Współuczestnik obiegu dokumentów posiada spersonalizowaną stronę, na której gromadzone są dokumenty przeznaczony wyłącznie dla niego. Tam też dostępna jest pełna historia obiegu. Dodatkowo pamiętajmy, że WSS umożliwia nam śledzenie zmian w samym dokumencie. Dla każdego rodzaju dokumentu tworzone są ścieżki, w ramach których jest on przemieszczany do kolejnych osób lub działów. Na ścieżkach zaimplementowane są mechanizmy zapobiegające zatorom dokumentów oraz ich opóźnieniom. Dzięki powiadomieniom e-mailowym – odpowiednie osoby informowane są o oczekujących dokumentach. Dodatkowo każda czynność posiada tzw. maksymalny czas na akceptację, lub podjęcie innej akcji zmieniającej właściwość dokumentu. Efektem końcowym jest płynność obiegu danych.
Przykład prostego obiegu dokumentów w Windows SharePoint Services (źródło: http://office.microsoft.com/) Nad bezpieczeństwem czuwa system uprawnień. Użytkownicy obiegu dokumentów posiadają odpowiednie uprawnienia, dzięki którym mogą wykonać operacje na dokumentach – zgodne z ich kompetencjami. I tak asystentka może mieć prawo tylko i wyłącznie do nadania numeru dokumentowi, opisania i przesłania do odpowiedniej osoby, podczas gdy kierownik konkretnego działu może dokument zaakceptować, przekazać innej osobie do rozpatrzenia czy poprawy. Ważną kwestią jest możliwość obustronnej integracji Windows SharePoint Services z SAP Business One. Workflow w firmie wspiera też integracja Windows SharePoint Services z pakietem Microsoft Office. Reasumując wdrożenie obiegu dokumentów w firmie w oparciu o środowisko SharePoint:
|
