Eventowa i marketingowa

SAP Business One usprawnia zarządzanie w świecie mediów i reklamy pomagając zorganizować pracę grupową i analizować rentowność projektu.

"Klient jest tyle wart, ile dzięki niemu zarobiliśmy, a nie tyle ile u nas zostawił pieniędzy".

To zdanie bardzo dobrze jest znane firmom z branży reklamy, mediów, marketingu.

Często mały kontrakt jest bardzo prestiżowy i dzięki niemu firma pozyskuje sporo innych zamówień. Bywa też odwrotnie - ogromne przychody z umowy, ale Klient żąda coraz to nowych poprawek, pracownicy pracują praktycznie tylko na obsługę jednego kontraktu, a na dodatek Klient informuje wszystkich na rynku, że firma jest niesolidna. Jak temu zaradzić?

Analiza rentowności projektu

Problem: Uzyskanie informacji, czy kontrakt jest rentowny

Przykład: Rok temu Agencja PR - RWE, pozyskała duży kontrakt na obsługę jednej z bardziej znanych korporacji międzynarodowych wchodzącej właśnie na polski rynek. Obecnie, zgodnie z zapisami w kontrakcie zbliża się termin renegocjacji umowy. Prezes RWE jest zadowolony, że jego firma sprostała oczekiwaniom tak dużego Klienta, ale gdzieś wewnątrz czuje, że obsługa tego kontraktu zaczyna negatywnie wpływać na czas poświęcany innym Klientom. Jest to o tyle niepokojące, że w żaden sposób nieuzasadnione zabudżetowanymi wydatkami. W dodatku, w branży PR gros kosztów, nie jest wprost powiązany z fakturami sprzedaży. Czy w takim razie RWE powinna zrezygnować z kontraktu, czy może walczyć o zwiększenie budżetu? Rozsądniejsza wydaje się walka o zwiększenie budżetu, ale jak to zrobić, jeżeli samemu się nie wie, jak wyglądają rzeczywiste koszty obsługi kontraktu?

Rozwiązanie problemu: SAP Business One ma wiele funkcji zaprojektowanych z myślą o firmach działających w schemacie projektowym. Jedną z takich funkcji jest możliwość dopisania na każdej fakturze kosztowej i sprzedażowej jakiego projektu dotyczy. Np. faktura za obiad z dziennikarzem z periodyku opisującego wydarzenia w branży alkoholowej będzie opisana dodatkowo nazwą kontraktu podpisanego z dystrybutorem alkoholi. Z kolei faktura sprzedaży dla Klienta, dla którego prowadzimy jednocześnie kilka projektów (np. image firmy, wprowadzenie nowego produktu) będzie również opisana nazwą danego projektu. W połączeniu z opisaniem w podziale na projekty listy płac firma jest w stanie bardzo szybko dotrzeć do informacji o rentowności wszystkich podpisanych kontraktów.

Analiza rentowności Klientów i działań marketingowych

Problem: Klient nie jest rentowny, ale zdarza się, że sprzedaliśmy usługi dzięki jego referencjom

Przykład: RWE obsługuje firmę AKA - średniej wielkości dystrybutora kosmetyków. AKA ma dwie ważne cechy: niewielki, choć stały budżet na PR, właściciel AKA jest osobą znaną i poważaną w całej branży. Dyrektor Handlowy RWE bardzo lubi tego Klienta, bo wie, że jego referencje w wielu przypadkach przechyliły szalę na jego stronę. Z kolei Dyrektor Finansowy najchętniej pozbyłby się tego Klienta, widząc że rentowność zawieranych z nim kontraktów jest dużo niższa niż u pozostałych Klientów. Decyzja należy do Prezesa RWE - komu powinien zaufać - sprzedawcy i jego doświadczeniu, czy finansiście i jego liczbom?

Rozwiązanie problemu: SAP Business One ma bardzo rozbudowaną część dotyczącą zarządzania relacjami z Klientami (CRM). W takim module można zapisywać informacje dotyczące Klienta, a niezwiązane wprost z dokumentami handlowymi, przydzielać pracownikom zadania i kontrolować ich wykonanie. Można również notować informacje o źródle pozyskania Klienta. W przypadku RWE korzystne dla podjęcia właściwej decyzji byłoby notowanie informacji o Klientach pozyskanych przy wsparciu, czy przy wykorzystaniu referencji z AKA. W ten sposób decyzję można podjąć świadomie, przeprowadzając pełną analizę utraconych korzyści.

Dodatkowa korzyść: Moduł CRM i źródło pozyskania Klienta można również wykorzystać do analizy rentowności własnych działań marketingowych - uczestnictwa w targach, imprezach branżowych, reklamy, itd.