FMCG

SAP Business One usprawnia zarządzanie, kontrolę i dystrybucję produktów szybko zbywalnych (FMCG). Na bardzo konkurencyjnym rynku FMCG ciężko jest funkcjonować bez automatyzacji pewnych działań. Nasi Klienci zwrócili nam uwagę na różne zagadnienia specyficzne dla branży dóbr konsumpcyjnych, typu różne nazwy tego samego towaru, ewidencja i śledzenie partii towaru, czy elektroniczna wymiana danych w formacie EDI.

Różne nazwy tego samego towaru

Problem: Duzi Klienci i dostawcy często wymuszają na swoich kontrahentach składanie zamówień, bądź wystawianie faktur wg ich własnych indeksów towarowych.

Przykład: Firma AKA jest dystrybutorem kosmetyków. Towar kupuje u krajowych i zagranicznych producentów, a sprzedaje zarówno hurtowniom oraz Klientom sieciowym. Firma dużym nakładem sił zbudowała własną bazę indeksów towarowych, która jest jasna i czytelna dla pracowników. Niestety, każda z sieci handlowych ma własną bazę indeksów, która znacząco różni się od schematu nazewnictwa przyjętego w AKA. Co więcej, dostawcy powoli zaczynają wymagać składania zamówień wg własnych, często obcojęzycznych indeksów. Pracownicy AKA coraz więcej czasu poświęcają nie na pozyskiwanie zamówień, lecz na właściwe wpisanie zamówienia, bądź faktury do systemu sprzedaży.

Rozwiązanie problemu: Istnieje możliwość dopisania dowolnej ilości dodatkowych nazw dla każdego towaru. Dodatkowe nazwy są kojarzone z wybranym dostawcą lub Klientem, a na karcie kontrahenta zaznaczamy informację, czy na dokumencie handlowym ma znajdować się tylko nasz indeks, czy również indeks nadany przez naszego kontrahenta, a może system powinien koło pozycji wydrukować również kod kreskowy.

Dokumenty w formie elektronicznej

Problem: Klienci i dostawcy często wymuszają na swoich kontrahentach składanie zamówień bądź wystawianie dokumentów handlowych i przesyłanie ich w formie elektronicznej.

Przykład: Firma AKA coraz częściej spotyka się z żądaniami kontrahentów, żeby umożliwiła elektroniczne składanie zamówień i również sama generowała w formie elektronicznej dokumenty handlowe. Częściowo się to udaje, dzięki doróbkom do obecnie używanego programu magazynowego. Niestety na rynku funkcjonuje kilka formatów przesyłu danych, a co gorsza co jakiś czas pojawiają się nowe wersje programu magazynowego i doróbki trzeba uaktualniać.

Rozwiązanie problemu: SAP Business One jest przygotowany do elektronicznej wymiany danych. Jest systemem na tyle otwartym, że będzie mógł się połączyć z dowolnym systemem EDI, ale co ciekawe - pozwoli również na wczytywanie dokumentów np. z plików Excel.
Dodatkowa korzyść: elektroniczna wymiana danych jest rozwiązaniem przyszłościowym, między innymi dlatego, że pozwala w znaczący sposób ograniczyć przepisywanie danych między różnymi źródłami (faks, komputer), a co za tym idzie mocno ogranicza ryzyko pomyłki pracownika i skraca czas obsługi każdego zamówienia.

Ewidencja partii towaru

Problem: Normy jakościowe wprowadzane przez firmy wymagają uważnego śledzenia każdej partii towaru. Dotyczy to zarówno producenta (ze względu na normy jakościowe) jak i dystrybutora (ewidencja terminów przydatności, partii promocyjnych).

Przykład: Firma AKA w swoim asortymencie ma głównie towary o wydłużonych okresach przydatności, w związku z tym przez dłuższy okres czasu nie zwracała specjalnie uwagi na daty zapisane na opakowaniach. Jednak w pewnym momencie okazało się, że na polskim rynku jest dwóch dystrybutorów tego samego kremu. Rzecz w tym, że jeden jest firmą działającą jedynie na polskim rynku, drugi z kolei jest dużym międzynarodowym graczem. I właśnie ta druga firma zaczęła oferować w Polsce po znacznie obniżonych cenach kosmetyki, które zbliżały się już do końca terminu przydatności. Ze względu na dużą różnicę w cenach AKA zdecydowała się kupować część towaru u tego dostawcy. W tym momencie bardzo istotna stała się ewidencja dat ważności, gdyż najpierw z magazynu powinien schodzić towar z krótszym terminem przydatności ? w dodatku nie tylko teoretycznie, ale praktycznie. Okazało się, że zarówno handlowcy mieli problem z zapamiętaniem, który towar jest kupowany ze skróconymi datami przydatności i również magazynierzy tracili sporo czasu na skompletowanie dostawy szukając danej partii towaru po całym magazynie. W ten sposób pieniądze zaoszczędzone dzięki niższym cenom zakupu zostały zmarnotrawione na obsługę sprzedaży.

Rozwiązanie problemu: SAP Business One pozwala na ewidencję numeru/ nazwy partii towaru, jej daty ważności, ale również położenia w magazynie. Dzięki temu handlowiec przy wystawianiu dokumentu handlowego ma informację o terminach przydatności, a magazynier może zaplanować optymalną ścieżkę przejścia przez magazyn przy kompletacji wysyłki.

Dodatkowa korzyść: osoby zarządzające stanem zapasów zawsze mają informację ile towaru z niedługo upływającym terminem przydatności znajduje się w magazynie. W ten sposób mają narzędzie pozwalające w pełni świadomie kierować polityką zamówień i polityką rabatową firmy.