Zarządzanie nieruchomościami

SAP Business One to kompletne oprogramowanie dla firm wynajmujących lokale handlowe, biurowe czy magazynowe. Firmy, z którymi współpracujemy zwróciły nam uwagę na wiele specyficznych procesów zachodzących w przedsiębiorstwach zajmujących się zarządzaniem obiektami handlowymi i biurowymi. Działając zgodnie z globalną strategią firmy SAP przygotowaliśmy dedykowany program do obsługi nieruchomości.

Standardową funkcjonalność SAP Business One uzupełniają:

Ewidencja umów najmu wraz ze szczegółowymi warunkami najmu

Problem: Szybki dostęp do wszystkich ważnych ustaleń zapisanych w umowie najmu, jest potrzebny zarówno w codziennej pracy, jak i przy generowaniu comiesięcznych faktur za najem powierzchni.

Rozwiązanie: SAP Business One w wersji "Zarządzanie Nieruchomościami" pozwala na ewidencję przy każdym najemcy takich informacji jak:

• powierzchnia najmu,
• powierzchnia wspólna przypisana do najemcy,
• uzgodniona stawka najmu 1 mkw. powierzchni,
• aktualne zużycie mediów (prąd, woda, telekomunikacja) - dane mogą być wprowadzane ręcznie, bądź importowane z zewnętrznych czytników,
• opłaty za media,
• dzień wystawiania faktur czynszowych,
• okres obowiązywania umowy najmu,
• zeskanowana wersja umowy najmu.

W ten sposób pracownik bez sięgania do papierowej wersji umowy ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, co więcej - w prosty sposób może wyszukać wszystkich najemców, którym w najbliższym okresie kończy się umowa najmu.

Automatyczne generowanie faktur czynszowych

Problem: Wystawienie 300 faktur miesięcznie nie jest żadnym problemem, pod warunkiem że nie są to faktury czynszowe wystawiane jednego dnia w miesiącu, składające się z kilku pozycji.

Rozwiązanie: Korzystając z informacji zapisanych w kartotece najemcy (powierzchnia, stawka, zużycie mediów) SAP Business One w wersji "Zarządzanie Nieruchomościami" może automatycznie wygenerować faktury czynszowe dla wszystkich najemców, bądź dla wyselekcjonowanej przez pracownika grupy najemców.

Automatyczne generowanie faktur w SAP Business One

Zgłoszenia awarii przez Internet

Problem: Najemca próbuje zgłosić awarię i dzwoni na infolinię. Niestety numer jest zajęty i najemca przekazuje informację o awarii dopiero na drugi dzień. Dodatkowo kierownik działu serwisu jest nieobecny ze względu na urlop i nie może na bieżąco informować najemcy o bieżącym statusie zgłoszenia.

Rozwiązanie: Moduł HelpDesk w systemie SAP Business One umożliwia najemcom rejestrowanie przez sieć Internet zgłoszeń o zaistniałych awariach. Prosty i ergonomiczny interfejs ułatwia szybkie zarejestrowanie informacji nawet najmniej zaawansowanym użytkownikom. Najemca uzyskuje na portalu HelpDesk dodatkowo wiele cennych informacji o aktualnych statusach zarejestrowanych zgłoszeń. System SAP automatycznie przekazuje najemcy e-mail'em potwierdzenie zarejestrowanego zgłoszenia oraz informuje o każdej zmianie jego statusu.

Okno logowania do systemu zgłoszeń on-line (moduł HelpDesk)

Obsługa zgłoszeń serwisowych

Problem: Najemca zgłasza awarię, pracownik przyjmuje zgłoszenie i przekazuje do realizacji konserwatorowi obiektu lub podwykonawcy. Po kilku dniach najemca dzwoni ponownie i pyta, co się dzieje z jego sprawą - standardowo pracownik bez kontaktu telefonicznego z konserwatorem nie jest w stanie udzielić informacji.

Rozwiązanie: W systemie SAP Business One w wersji "Zarządzanie Nieruchomościami" znajduje się moduł dedykowany obsłudze zgłoszeń serwisowych. Obejmuje on takie sprawy jak: uzgodniony z najemcą czas reakcji na zgłoszenie i czas rozwiązania problemu (szczególnie ważne w przypadku kar umownych), zakres umowy (również informacja co jest naprawą płatną, a co leży po stronie wynajmującego), przyjęcie zgłoszenia serwisowego (wraz z możliwością automatycznego przekazania sms, e-mailem, czy faksem do realizacji konserwatorowi, albo podwykonawcy), ewidencją czasu pracy i zużytych materiałów.

Szczegóły dotyczące najemcy - umowa serwisowa

Windykacja należności od najemców

Problem: Przy większej grupie najemców, którzy wynegocjowali różne warunki płatności właściwa kontrola należności staje się bardzo czasochłonna.

Rozwiązanie: Mechanizm monitowania i windykacji należności w SAP Business One w wersji Zarządzanie Nieruchomościami pozwala w prosty sposób zautomatyzować pracę osoby odpowiedzialnej za kontrolę należności. Przy wykorzystaniu łatwego w użyciu Kreatora Monitowania system przeprowadzi a następnie wygeneruje odpowiednie listy do poszczególnych najemców. Do pracownika należy tylko ustalenie odpowiednich kryteriów, a system wybierze należności o odpowiedniej wielkości, przeterminowane o określony czas, zapyta czy powtórnie monitować o tę samą fakturę, zaproponuje obciążenie najemcy kosztami windykacji, w zależności od ustawień zapisanych w kartotece najemcy zaproponuje odpowiednią treść monitu.

Wchodząc na kartotekę kontrahenta pracownik będzie mógł zobaczyć całą historię monitowania, jakie działania były wykonywane przez pracowników w odniesieniu do poszczególnych należności.

Analiza Przychodów i Kosztów lokalu

Problem: Trzymając dane w kilku niezależnych od siebie systemach (ewidencja umów, księgowość, fakturowanie) bardzo trudno dojść do informacji o rentowności obiektu, najemcy, lokalu, czy rodzaju powierzchni (np. biurowa i handlowa).

Rozwiązanie: SAP Business One w wersji Zarządzanie nieruchomościami to jedna baza danych. Wprowadzając fakturę zakupu usługi od firmy ochroniarskiej w prosty sposób można ją przypisać nie tylko do obiektu, ale również do najemców, czy typów ochranianej powierzchni (biura, handel, catering). Tak samo wygląda generowanie faktur sprzedaży. W ten sposób bez problemu można otrzymać raport informujący o wszystkich przychodach ze sprzedaży powierzchni biurowej w danym obiekcie, albo też tylko o przychodach z tytułu najmu powierzchni z wyłączeniem mediów i porównać to z kosztami poniesionymi z tego tytułu. Możliwości raportowania jest w zasadzie tyle, ile potrzeb użytkowników.

Analiza sprzedaży wg odbiorcy w systemie SAP Business One dla branży nieruchomości

Stan wynajmu powierzchni - raport zbiorczy

Prognoza przychodów z wynajmu lokali

System SAP Business One wyposażony jest w dodatkowe narzędzie raportujące XL Reporter, które umożliwia samodzielne tworzenie raportów i prace z nimi w znanym arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Analiza cash flow wygenerowana w XL Reporter