Po czym poznać, że firma FMCG wyrosła z obecnego systemu zarządzania?

Topniejąca marża i trudności z kontrolą kosztów 

W sektorze FMCG marże są zazwyczaj niskie, a błędy i opóźnienia w ich wyliczaniu mogą prowadzić do realnych strat.

Jeśli firma nie potrafi precyzyjnie rozliczyć rzeczywistego kosztu wytworzenia (RKW) partii produkcyjnych – uwzględniając odpady, przestoje, nadgodziny i koszty pośrednie – ręczne zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi staje się barierą.

Wykorzystywanie Excela do rozliczeń post-factum sprawia, że firma uzyskuje dostęp do informacji o rentowności zlecenia dopiero po jego zakończeniu, co uniemożliwia bieżącą korektę cen lub procesów. Brak spójnej integracji danych finansowych i operacyjnych utrudnia szybką identyfikację, które produkty czy klienci generują zysk, a którzy jedynie obrót.

Chaos w danych 

Wraz ze wzrostem skali działalności, liczba plików i wersji dokumentów zaczyna paraliżować firmy, które nie opierają zarządzania o jedno źródło prawdy (SSoT). Przesyłanie plików Excel mailowo powoduje, że pracownicy operują na nieaktualnych danych, co prowadzi do błędnych decyzji. Nadpisane formuły, źle zdefiniowane zakresy w arkuszach liczących tysiące komórek czy inne błędy ludzkie rzutują na wiarygodność całego budżetu. Zespół traci czas na ręczne porównywanie i „spinanie” arkuszy z różnych działów (produkcja, magazyn, sprzedaż) zamiast na ich analizę, chociaż istnieje możliwość automatyzacji całego procesu.

Nieefektywne planowanie i harmonogramowanie

W sektorze produktów szybkozbywalnych plan produkcji zmienia się z dnia na dzień ze względu na nagłe zamówienia, promocje i sytuacje losowe.

Excel nie monitoruje realnych mocy produkcyjnych ani dostępności ludzi i maszyn w czasie rzeczywistym, przez co harmonogramowanie w arkuszach nie bierze pod uwagę kluczowych danych. Może to prowadzić do kłopotliwych przestojów lub nadprodukcji. W podobny sposób brak automatyzacji obciąża prognozowanie popytu, często skutkując albo nadmiarem zapasów (zamrożony kapitał i ryzyko przeterminowania żywności), albo brakami (utrata lojalności klientów).

W przypadku problemów losowych wymagających jak najszybszej interwencji, brak dostępnego zdalnie monitoringu uniemożliwia natychmiastową reakcję na awarię maszyny czy brak surowca, a w Excelu wymaga przeprowadzenia uciążliwej aktualizacji planu.

Utrudniona identyfikowalność i kontrola jakości

Dla firm spożywczych i kosmetycznych śledzenie pełnej ścieżki „od surowca do klienta” jest wymogiem bezpieczeństwa i warunkiem przestrzegania przepisów.

Jeśli identyfikacja partii surowców użytych w danym wyrobie gotowym trwa godzinami i wymaga przeszukiwania rozproszonych plików, utrudniając wycofanie odpowiednich produktów, firma naraża się na ogromne ryzyko jakościowe, finansowe i wizerunkowe.

Brak zautomatyzowanej kontroli wersji receptur przy ich częstych zmianach (np. różne składy na różne rynki pod tą samą etykietą) stwarza ryzyko kosztownych pomyłek produkcyjnych.

Rozproszone w arkuszach dane uniemożliwiają także sprawne przygotowanie się do audytów zewnętrznych i wewnętrznych.

Brak synchronizacji między działami

Brak scentralizowanego systemu zarządzania utrudnia komunikację w firmie, dostęp do wiarygodnych informacji i podejmowanie świadomych decyzji. Poszczególne działy nie są skłonne do przyjmowania na siebie odpowiedzialności, a proces decyzyjny wydłuża się.

Sytuacja, w której sprzedaż obiecuje dostawę, nie wiedząc, że magazyn nie ma surowca, a produkcja ma przestój, jest typowa dla firm zarządzanych w Excelu. Tworzy się wąskie gardło decyzyjne – centralizacja wszystkich decyzji u prezesa/właściciela (wynikająca z braku zaufania do niespójnych danych) blokuje rozwój i opóźnia procesy ofertowania.

Jeśli firma FMCG zaczyna tracić kontrolę nad marżą, planowanie zajmuje więcej czasu niż sama realizacja, a pracownicy gubią się w wersjach arkuszy, jest to moment, w którym należy rozważyć wdrożenie zintegrowanego rozwiązania ERP przystosowanego do realiów branży.

Rozwiązanie dedykowane branży produkcji FMCG

SAP Business One z produkcją i logistyką w wersji rozszerzonej umożliwia zarządzanie procesami produkcyjnymi FMCG w jednym, spójnym systemie: od receptur i planowania produkcji, przez realizację zleceń, kontrolę jakości i rozliczenie kosztów, po logistykę i sprzedaż. Na kompleksowe rozwiązanie składa się łatwo skalowalny system ERP wraz z branżowymi rozszerzeniami:

• SAP Business One
  Dostępny w chmurze lub on-premise kompleksowy system ERP dla małych i średnich firm.
• Beas Manufacturing (Produkcja rozszerzona)
  Dodatek dedykowany produkcji procesowej, dyskretnej oraz projektowej. Ułatwia zaawansowane planowanie, zarządzanie i kontrolę, a w konsekwencji zwiększa efektywność i produktywność.
• Produmex WMS (System zarządzania magazynem)
  Dodatek zwiększający efektywność i rentowność w łańcuchu dostaw poprzez harmonizację procesów logistycznych. Wspiera operacje firmy w zakresie produkcji, kompletacji, pakowania i zarządzania zapasami.

Firmy otrzymują narzędzia, które ułatwiają, przyspieszają i ograniczają błędy w codziennych procesach firmy. Dedykowany system:

• Porządkuje dane produkcyjne, finansowe i magazynowe, eliminując rozproszone narzędzia i konieczność ręcznych uzgodnień pomiędzy działami.

• Wspiera standaryzację procesów produkcyjnych i logistycznych, co pozwala zachować powtarzalność, jakość i przewidywalność nawet przy częstych zmianach planu produkcji.
• Dzięki pełnej identyfikowalności partii, kontroli wersji receptur oraz rejestracji zdarzeń produkcyjnych, zwiększa bezpieczeństwo operacyjne i jakościowe, ograniczając ryzyko błędów, reklamacji oraz kosztownych przestojów.
• Jest skalowalny i dopasowany do realiów średnich zakładów produkcyjnych FMCG, w których kluczowa jest elastyczność, szybka reakcja na zmiany rynkowe oraz świadoma kontrola marży, bez konieczności budowania rozbudowanego zaplecza IT.

Jakie funkcje dostarczają zintegrowane narzędzia?

Zarządzanie recepturami i technologią

Beas zarządza wielopoziomowymi strukturami materiałowymi (BOM) oraz wieloma wersjami technologii dla jednego produktu. Umożliwia precyzyjne śledzenie zmian w składzie i historii parametrów produkcyjnych, co jest kluczowe przy audytach i produkcji na różne rynki.

Planowanie APS i MRP II

Moduł APS tworzy realistyczne harmonogramy produkcji, uwzględniając rzeczywistą dostępność maszyn, ludzi i narzędzi w czasie rzeczywistym. MRP II automatycznie generuje rekomendacje zakupowe i zlecenia produkcyjne na podstawie prognoz popytu, minimalizując ryzyko braków magazynowych.

Rejestracja produkcji i kontrola kosztów

Terminale produkcyjne (MES) pozwalają pracownikom na bieżąco raportować czas pracy, zużycie surowców oraz odpady. Dzięki temu system precyzyjnie wylicza rzeczywisty koszt wytworzenia (RKW), umożliwiając bieżącą analizę rentowności każdego zlecenia i ochronę marży.

Zaawansowana logistyka i identyfikowalność 

Produmex WMS zapewnia pełną identyfikowalność partii (w przód i wstecz), co pozwala na błyskawiczne wycofanie produktów z rynku w razie awarii jakościowej. Mobilna obsługa magazynu skanerami wspiera strategie wydawania towarów według daty ważności (FEFO), ograniczając straty z tytułu przeterminowań.

Zintegrowane zarządzanie jakością

System umożliwia definiowanie planów kontroli jakości (ilościowych i jakościowych) na etapie przyjęć, produkcji i wysyłek. Funkcja automatycznego blokowania partii, które nie przeszły testów, zabezpiecza przed wydaniem wadliwego towaru do klienta.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu SUPREMIS dostosowanym do potrzeb Twojej firmy.