Sprawny i przystępny system ERP. Case Study: Grupa Azoty Zakłady Fosforowe

Silna pozycja rynkowa, wiele kierunków rozwoju

Grupa Azoty Zakłady Fosforowe Gdańsk Sp. z o.o. to jedna z kluczowych grup kapitałowych branży nawozowo-chemicznej w Europie. Zajmuje drugie miejsce w Unii Europejskiej pod względem produkcji nawozów azotowych i wieloskładnikowych. Ma również silną pozycję na rynkach takich produktów jak: melamina, poliamid, alkohole OXO, plastyfikatory czy biel tytanowa.

Oprócz działalności produkcyjnej Grupa Azoty Zakłady Fosforowe Gdańsk oferuje także usługi przeładunkowe towarów płynnych i sypkich. Wykorzystuje do tego własne nabrzeże portowe oraz bocznicę kolejową. Dzięki temu Grupa staje się “mostem” łączącym polski przemysł chemiczny z innymi krajami. Posiada również nowoczesne linie do pakowania nawozów w Big-Bagach i rozbudowaną infrastrukturę magazynową dla nawozów płynnych i sypkich.

Zakres działalności przedsiębiorstwa dopełniają usługi laboratoryjne oraz badawcze. Oferta obejmuje pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowiskach pracy, pomiary poziomu hałasu ogólnego pochodzącego od instalacji, urządzeń i zakładów przemysłowych, analizy wód i ścieków, analizy nawozów oraz analizy substancji nieorganicznych.

Innowacje i nowe wyzwania

Grupa Azoty Zakłady Fosforowe Gdańsk nieustannie umacnia swoją pozycję jako istotny partner dla rolnictwa i branży chemicznej. Jest to możliwe, dzięki innowacyjnemu podejściu i elastycznemu dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb rynku. Jednym z priorytetów firmy jest dostarczanie wysokiej jakości produktów przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów ochrony środowiska. W tym celu stale inwestuje w modernizację zakładów, dążąc do uzyskania samowystarczalności energetycznej, ograniczenia emisji dwutlenku węgla i zminimalizowania skutków środowiskowych prowadzonej działalności przemysłowej.

Dynamicznie rozwijając swoje operacje, Grupa stanęła również przed wyzwaniem modernizacji systemów informatycznych. Dotychczas wykorzystywane oprogramowanie, szczególnie w obszarze finansowo-księgowym, nie zapewniało odpowiedniego wsparcia dla rosnących potrzeb przedsiębiorstwa związanych z nowymi obowiązkami wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów takimi jak wprowadzenie standardu JPK. Koniecznością okazało się także ograniczenie czasochłonności sporządzania niezbędnych raportów finansowych dla właścicieli spółki. Co więcej, wdrożenie nowego systemu było podyktowane potrzebą szybszego raportowania danych finansowych mniejszej spółki do wydziałów grupy Azoty, które posiadają SAP S/4 HANA Public Cloud. Ujednolicenie systemów finansowo-księgowych wewnątrz grupy było ważnym krokiem do usprawnienia pracy jej elementów składowych.

System ERP odpowiedzią na problemy

W związku z zakomunikowanymi potrzebami wynikającymi z nowych wyzwań, złożoności struktury przedsiębiorstwa, jak i chęci utrzymania pozycji rynkowej, eksperci SUPREMIS zalecili wdrożenie zintegrowanego systemu ERP. Miał on wesprzeć kluczowe obszary działalności, takie jak: księgowość i finanse, kontroling, planowanie i sterowanie produkcją, sprzedaż, logistyka, zakupy, gospodarka materiałowa, zarządzanie zapasami i dystrybucją, zarządzanie projektami oraz gospodarka remontowa.

Nowe rozwiązanie musiało zapewnić pełną integrację danych, łatwość obsługi dla użytkowników oraz zaawansowane możliwości raportowania. Dodatkowo ważnym wymaganiem była elastyczność systemu, umożliwiająca jego skalowanie i dostosowanie do przyszłych potrzeb biznesowych firmy.

Ze względu na swoją funkcjonalność i dużą elastyczność zdecydowano o wdrożeniu systemu SAP Business One w wersji dla SAP HANA, który miał zapewnić osiągnięcie założonych celów biznesowych. SAP Business One gwarantuje liczne korzyści, wśród których warto wskazać:

• szeroki zakres funkcji dostępnych w ramach realizacji standardowych procesów;
• narzędzia do budowania raportów, analiz i wydruków dostępne w ramach standardu systemu;
• prosty i funkcjonalny interfejs użytkownika pozwalający na prezentację najważniejszych informacji na kokpicie startowym;
• dostęp do informacji w czasie rzeczywistym;
• możliwość automatyzacji procesów wewnętrznych realizowanych w SAP z wykorzystaniem standardowych narzędzi SAP Business One takich jak SAP Integration Framework;
• budowanie wewnętrznych mechanizmów workflow do obiegu dokumentów kosztowych.

Szybkie wdrożenie, przejrzysta metodyka

Na przestrzeni 10 miesięcy jako SUPREMIS sprawnie wprowadziliśmy system SAP Business One. Było to możliwe, ze względu na skorzystanie z metodyki wdrożeniowej opartej o najlepsze praktyki SAP i nasze wieloletnie doświadczenie. Wykorzystaliśmy sprawdzone narzędzia i podejście, które już wcześniej zapewniało przedsiębiorstwom sukces na rynku krajowym. Przyjęta od początku strategia oparta o standard systemu zagwarantowała:

1. spójność procesów,
2. optymalizację kosztów wdrożenia,
3. łatwość przyszłych aktualizacji do nowszych wersji.

Kluczowym założeniem wdrożenia było nie tylko zachowanie standardu systemu. Ważne było przede wszystkim dostarczenie rozwiązań umożliwiających efektywne raportowanie i analizę danych. Integralność systemów była istotna zarówno na poziomie spółki, jak i całej Grupy Azoty. Dzięki temu organizacja zyskała narzędzie wspierające podejmowanie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

“Każda potrzeba wykraczająca poza standard była dokładnie analizowana i oceniana pod kątem uzasadnienia biznesowego. Dzięki temu skupiliśmy się na wdrożeniu tylko tych rozszerzeń, które miały realną wartość dla organizacji, eliminując zbędne modyfikacje i zwiększając stabilność systemu.”

– MICHAŁ KOSIK, KIEROWNIK DZIAŁU WDROŻEŃ I PROJEKTÓW SAP, SUPREMIS

Procesowi wdrażania SAP Business One towarzyszyło wykonanie niezbędnych integracji. Usprawniły one przepływ danych i zwiększyły efektywność procesów oraz przeprowadzenie migracji danych i przeszkolenie użytkowników systemu.

Jednym z kluczowych aspektów projektu było wdrożenie modelu 2-Tier. Polegało ono na implementacji systemu SAP S/4HANA w największych spółkach. W mniejszych – oprócz optymalizacji kosztów wdrożenia i utrzymania – dobraniu rozwiązania odpowiedniego do skali i złożoności procesów przedsiębiorstwa. W tym celu wprowadzono system SAP Business One oparty o bazę SAP HANA.

“Efekt? Stworzyliśmy system, który jest wydajny, intuicyjny, elastyczny i skalowalny, a jednocześnie szybki i w pełni dostosowany do rzeczywistych potrzeb użytkowników. To wdrożenie pokazuje, jak skutecznie można łączyć standaryzację z optymalizacją procesów biznesowych.”

– MICHAŁ KOSIK, KIEROWNIK DZIAŁU WDROŻEŃ I PROJEKTÓW SAP, SUPREMIS

Efekty wdrożenia

Wdrożenie SAP Business One we współpracy z SUPREMIS pozwoliło zrealizować założone cele. Są to min. integracja procesów w ramach całej grupy kapitałowej, poprawa efektywności spółki i zwiększenie przejrzystości operacyjnej. Implementacja nowego systemu ERP umożliwiła zintegrowanie kluczowych obszarów, takich jak finanse, księgowość, kontroling, zarządzanie produkcją, zakupy czy sprzedaż. Dzięki temu spółka Azoty Fosfory osiągnęła wyższą przejrzystość, efektywność i możliwość analizy danych w czasie rzeczywistym, wspierając dalszy rozwój w ramach Grupy Azoty.

,,Po dwóch latach od dnia podpisania umowy, kiedy to już SAP żyje własnym życiem, poleciłbym SUPREMIS jako partnera technologicznego innym klientom. Zespół wdrożeniowy przydzielony dla Fosforów był kompetentny i posiadał wiedzę by zaproponować wszelkiego typu rozwiązania dostosowane do potrzeb zgłaszanych przez Fosfory oraz wykazywał wysoki poziom cierpliwości wobec pracowników Fosforów – z racji tego, że w Fosforach nikt tego systemu po prostu nie znał.”

– ARKADIUSZ LESZCZYŃSKI, GŁÓWNY KSIĘGOWY, GRUPA AZOTY ZAKŁADY FOSFOROWE

System ERP łatwy w codziennym użytkowaniu i dostosowany do potrzeb każdej firmy jest w zasięgu ręki. Umów się na konsultację i poznaj możliwości systemów oferowanych przez SUPREMIS.