Jaki system ERP wybrać? SAP Business One vs SAP Cloud ERP

SAP Business One

System ERP SAP Business One jest dostosowany do potrzeb małych i średnich firm, w których z oprogramowania korzystać będzie maksymalnie 500 użytkowników. Istnieje także możliwość poszerzenia zakresu działania systemu o firmę partnerską (do 300 użytkowników). Od bardziej rozbudowanego SAP Cloud ERP (S/4HANA Cloud) różni go stosunkowa łatwość i szybkość wdrożenia, a także niższa cena. Przedsiębiorstwa na wstępie mają do wyboru kilka opcji – oprogramowanie występuje w wersji opartej na serwerze Microsoft SQL (MS SQL) lub na bazie SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance) w technologii in-memory (przetwarzanie w pamięci operacyjnej), a także w wariancie on-premise bądź chmurowym.

Elastyczności rozwiązaniu SAP Business One nadaje otwarta architektura dopuszczająca liczne add-ony oraz możliwość dowolnego dobierania funkcjonalności zawartych w modułach. System ERP jest skalowalny, a jego możliwości można poszerzać zależnie od potrzeb firmy.

Raportowanie opiera się o zintegrowanie narzędzie Crystal Reports, które zbiera aktualne dane z wielu źródeł i łatwo łączy się z rozwiązaniem Beas Manufacturing.

Czas i koszty wdrożenia

Koszty implementacji są zależne od rozmiaru firmy i złożoności potrzebnego rozwiązania.

Wdrożenie SAP Business One z wbudowaną produkcją rozszerzoną (Beas Manufacturing) i systemem gospodarki magazynowej (WMS) zajmuje od 9 do 12 miesięcy, a koszty ponoszone przez firmę wynoszą średnio od 600 do 900 tys. złotych. Należy też przygotować się na roczne koszty utrzymania rzędu od 120 do 200 tys. złotych.

Poszerzenie systemu o firmę partnerską oznacza 3 do 6 miesięcy wdrażania, przy budżecie w wysokości od 200 do 500 tys. złotych. Koszty roczne rozszerzenia to 80 do 150 tys. złotych.

Użytkowanie rozliczane jest jednorazowo w przypadku zakupu licencji w wersji on-premise, bądź miesięcznie w ramach subskrypcji w wariancie chmurowym.

Licencja profesjonalna obejmuje wszystkie oferowane przez SAP funkcjonalności, w tym dostęp do narzędzi SDK, podczas gdy licencje limitowane przeznaczone są dla firm potrzebujących tylko części możliwości systemu – przez co występują w wariancie CRM, finansowym, bądź logistycznym.

Moduły

Rozwiązanie SAP Business One charakteryzuje dowolność wyboru spośród spójnych modułów, które łatwo jest dopasować do potrzeb firmy i zakresu obowiązków poszczególnych pracowników.

Główne moduły systemu to:

Administracja – kursy walut, definicje systemowe i uprawnienia, alarmy online, import i eksport danych;
Księgowość – dane, konta, księga główna, dokumenty księgowe i raporty, definiowanie budżetu;
Szanse sprzedaży – analiza informacji o sprzedaży, raporty, szanse i etapy sprzedaży;
Sprzedaż – procesy sprzedaży – realizacja zleceń i dostaw, wystawianie faktur, realizacja zwrotów, wysyłka monitów do odbiorców;
Zakup – transakcje z dostawcami, proces zakupu, kalkulowanie cen importu z uwzględnieniem opłat celnych, kosztów transportu i ubezpieczenia, opłat, podatków i innych;
Partnerzy handlowi – dane podstawowe partnerów handlowych i informacje o ich działaniach, prognozy wielkości sprzedaży;
Banki – obsługa transakcji pieniężnych, zautomatyzowana funkcja Mechanizm płatności;
Gospodarka materiałowa – zarządzanie zapasami, procesy ustalania cen i pakowania, zarządzanie partiami i numerami seryjnymi;
Produkcja – obsługa drzewa produktu i zleceń produkcyjnych;
MRP (Planowanie potrzeb materiałowych) – zarządzanie potrzebami materiałowymi w procesie produkcyjnym, funkcja Kreator planowania wspierająca definiowanie scenariuszy planowania;
Usługa – obsługa relacji pomiędzy przedstawicielami ds. usług serwisowych a odbiorcami, informacje o umowach serwisowych, towarach, umowach seryjnych, reklamacjach i zapytaniach odbiorców;
Pracownicy – dane o pracownikach firmy, zarządzanie kadrami;
Raporty – wewnętrzne analizy firmy, raporty magazynowe, sprawozdania finansowe i dane księgowe.

Rozszerzenia i narzędzia

Dostarczana przez Boyum IT platforma Beas Manufacturing to kompleksowe narzędzie wspierające procesy produkcyjne, które stanowi rozszerzenie dla systemu SAP Business One. Jego działanie można rozwijać dzięki implementacji dedykowanych narzędzi.

Platforma Beas zwiększa efektywność i produktywność, ułatwia kontrolę kosztów i obejmuje szereg funkcjonalności:

Planowanie i harmonogramowanie (APS),
Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi,
Zarządzanie materiałami,
Kontrolę jakości,
Utrzymanie ruchu,
MRP/MRP II (Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego/Zdolności Produkcyjnych),
Kalkulację kosztu produkcji,
Raportowanie produkcji,
Kontrolę wersji,
Konfigurator produktów i wariantów.

Możliwe jest zintegrowanie produkcji poszerzonej Beas z systemem zarządzania magazynem Produmex WMS, co umożliwia szybszą kontrolę procesów wewnętrznych oraz skoordynowane i terminowe przemieszczanie materiałów między logistyką a produkcją.

B1 Usability Package (B1UP) to narzędzie wspierające dostosowywanie i zwiększanie użyteczności rozwiązań działających na SAP Business One, które w połączeniu z Beas Manufacturing tworzy funkcjonalność zwaną Beas Usability Extension.

SAP Business One Integration Framework (B1iF) to platforma umożliwiająca integrację SAP Business One z rozwiązaniami zewnętrznymi i ułatwiająca wymianę danych.

Z użyciem zestawu narzędzi programistycznych SDK (Software Development Kit) można dostosowywać system ERP do potrzeb firmy tworząc niestandardowe rozszerzenia, własne aplikacje i rozszerzenia zewnętrzne. Opcja jest dostępna w ramach licencji profesjonalnej.

Automatyzacja i AI

Podczas gdy SAP Business One posiada wewnętrzne mechanizmy automatyzacji platforma SAP Business Technology Platform (BTP) stanowi podstawę integracji z mechanizmami zewnętrznymi ekosystemu SAP umożliwiającymi automatyzację zaawansowaną. Przedsiębiorstwa i pracownicy mogą korzystać z przystępnych narzędzi low-code i no-code (w środowiskach takich jak SAP AppGyver i SAP Business Application Studio), wspierać codzienną pracę kopilotem AI SAP Joule czy też tworzyć rozszerzenia w ramach SAP Extension Suite.

SAP Cloud ERP (S/4HANA Cloud)

Możliwości SAP Cloud ERP (Public Edition) są dopasowane do potrzeb dużych przedsiębiorstw o strukturze korporacyjnej. Rozwiązanie jest rekomendowane dla firm, które zatrudniają co najmniej 1500 pracowników, z założeniem, że korzystać z niego będzie co najmniej 500 użytkowników.

Podstawą funkcjonowania systemu jest baza SAP HANA w technologii in-memory.

Raportowanie opiera się o SAP Analytics Cloud, wydajne narzędzie do analiz predykcyjnych, planowania, tworzenia scenariuszy i wizualizacji “co jeśli”.

Moduły

W ramach rozwiązania S/4HANA Cloud SAP dostarcza kompleksowy zestaw modułów biznesowych. Użytkownicy zyskują dostęp do odpowiednich uprawnień w ramach swojej wąskiej specjalizacji i obszaru biznesowego.

Dostępne funkcje można podzielić na kategorie odpowiadające sektorom przedsiębiorstwa, których pracę wspiera system ERP.

Finanse

Moduł ten ma na celu wsparcie zarządzania środkami i ryzykiem finansowym oraz uproszczenie procesów księgowych. Zapewnia ujednolicenie transakcji, analiz i planowania w celu usprawnienia całego cyklu życia finansowego.

Główne funkcjonalności obejmują:

Zarządzanie kosztami i rentownością,
Zamknięcie księgowe i finansowe,
Księgowanie i raportowanie przychodów,
Zarządzanie finansami,
Operacje finansowe,
Ryzyko korporacyjne i zgodność,
Zarządzanie nieruchomościami.

Produkcja

Celem modułu jest usprawnienie planowania w czasie rzeczywistym, optymalizacja operacji, zapewnienie niezakłóconej inżynierii produkcyjnej, obniżenie kosztów przy poprawie jakości.

Planowanie produkcji,
Operacje produkcyjne,
Inżynieria produkcji,
Zarządzanie jakością,
Produkcja projektowa.

Łańcuch dostaw

Moduł ten ma na celu zmniejszenie niepewności, minimalizowanie strat i uzyskanie znaczącej przewagi konkurencyjnej poprzez stworzenie sprawnego i inteligentnego łańcucha dostaw.

Zarządzanie transportem,
Zarządzanie magazynem,
Zarządzanie zapasami,
Planowanie terminów zobowiązań,
Planowanie zasobów materiałowych (MRP).

Określenie źródeł dostaw i zakupy

Moduł wspiera automatyzację i centralizację procesów zakupowych.

Centralizacja i automatyzacja zakupów,
Analityka oparta na uczeniu maszynowym,
Pozyskiwanie i zarządzanie kontraktami,
Zarządzanie ryzykiem w łańcuchu dostaw.

Zarządzanie zasobami

Moduł obejmuje planowanie i realizację działań w zakresie utrzymania zasobów.

Planowanie konserwacji,
Operacje i planowanie zasobów,
Środowisko, Zdrowie i Bezpieczeństwo (EHS),
Przechwytywanie i łagodzenie incydentów.

Sprzedaż

Moduł ten ma na celu maksymalizację przychodów i zapewnienie klientom lepszych doświadczeń.

Zarządzanie zamówieniami i umowami,
Wsparcie sił sprzedaży,
Zarządzanie wydajnością sprzedaży,
Inteligentna sprzedaż.

Obsługa klienta

Moduł ten koncentruje się na zapewnieniu spersonalizowanej i niezawodnej obsługi.

Zarządzanie serwisem technicznym,
Analiza usług,
Zarządzanie usługami komercyjnymi,
Zarządzanie częściami serwisowymi.

Badania i rozwój oraz inżynieria

Moduł ten usprawnia kontrolę nad projektami i zarządzanie cyklem życia produktu (PLM).

Kontrola projektu i rozwój produktu,
Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie,
Zarządzanie cyklem życia produktu (PLM),
Procesy sterowane wymaganiami.

Czas i koszty wdrożenia

Koszty i długość przebiegu implementacji są zależne od rozmiaru firmy i złożoności potrzebnego rozwiązania. Stopień skomplikowania wynika ze stopnia customizacji, wybranego zakresu funkcjonalności, integracji z aplikacjami zewnętrznymi oraz formy samej migracji.

Przejście na SAP Cloud ERP w oparciu o SAP Best Practises zajmuje od 12 do 18 miesięcy. Wdrożenie kosztuje od miliona do 2 milionów złotych, a roczne utrzymanie to wydatek od 400 do 600 tys. złotych.

Jeśli punktem wyjścia jest użytkowanie systemu SAP Business One, a firma decyduje się na przejście do bardziej rozbudowanego systemu oznacza to od 9 do 15 miesięcy procesu wdrożenia, którego koszt zamyka się w od miliona do 1.8 miliona złotych. W tym przypadku nieco tańsze jest też utrzymanie: 300 do 500 tys. rocznie.

SAP oferuje SAP Cloud ERP (S/4HANA Cloud) w ramach trzech modeli licencyjnych:

On-premise – licencja wieczysta plus opłaty za obsługę i wsparcie techniczne – wersja produktu oferuje maksymalną kontrolę nad systemem i wysoki stopień customizacji;
Cloud – okresowa licencja S/4HANA Cloud, płatna w oparciu o liczbę użytkowników lub inny wskaźnik – model skalowalny, ograniczona customizacja;
Licencja RISE with SAP – pakiet subskrypcyjny obejmujący wsparcie techniczne.

Rozszerzenia i narzędzia

Funkcjonalność systemu SAP S/4HANA Cloud można rozszerzać poprzez integrację z innymi, wyspecjalizowanymi systemami SAP oraz platformami technologicznymi, które wspierają kluczowe obszary biznesowe i wykorzystują zaawansowane możliwości analityczne baz danych in-memory. Szeroką ofertę kompatybilnych rozwiązań branżowych oferuje SAP Store.

SAP Business Technology Platform (SAP BTP) to centralna, zunifikowana i otwarta platforma technologiczna która pełni funkcję fundamentu dla całego ekosystemu aplikacji SAP. Pozwala nie tylko na płynną komunikację między wszystkimi systemami (dzięki Integration Suite), ale także na szybkie i niskokodowe tworzenie nowych, niestandardowych aplikacji i wykorzystanie zaawansowanej analityki w chmurze do przewidywania trendów i podejmowania decyzji.

Automatyzacja i AI

Baza SAP HANA Cloud skraca czas dostępu i przetwarzania, a także pozwala na przechowywanie dużych ilości danych w pamięci RAM przy minimalnym obciążeniu zasobów sprzętowych. Dzięki swojej architekturze, SAP HANA jest kluczowym narzędziem dla funkcji Business Intelligence i podstawą przyszłych innowacji. Oferuje mnogość narzędzi analitycznych, w tym platformę SAP HANA Predictive Analysis, która umożliwia firmom przewidywanie trendów, analizowanie przyszłych scenariuszy biznesowych oraz identyfikowanie potencjalnych zagrożeń. Baza jest nieustannie udoskonalana, by w pełni wykorzystywać potencjał nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe (ML) oraz Internet Rzeczy (IoT).

Zintegrowany z SAP Cloud ERP inteligentny asystent AI SAP Joule wspiera użytkowników w interakcji z systemem – wykonywaniu zadań, nawigacji po systemie i pozyskiwaniu informacji. Natychmiastowo dostarcza informacje oparte na danych firmy i wzbogacone o odpowiedni kontekst. Zapewnia generowanie treści dostosowanych do konkretnych ról przy zachowaniu firmie pełnej kontroli co do dostępu do danych, ich prywatności i przestrzegania zasad bezpieczeństwa.

Doświadczeni specjaliści SUPREMIS pomogą dobrać, wycenić i wdrożyć rozwiązanie ERP dopasowane do potrzeb Twojej firmy.