10 zasad zarządzania jakością SAP

10 zasad jakości

Osiąganie nadzwyczajnych wyników nie jest kwestia szczęścia. Wymagają one doskonałego planowania i  wewnętrznego zobowiązania do przestrzegania 10 zasad jakości wyszczególnionych poniżej. Dzięki zastosowaniu tych 10 zasad  jesteśmy w stanie ustalić i przewidzieć realizację wdrożenia systemu oraz jednocześnie oszczędzić wysiłki zespołu czy osiągnąć wartość dodaną biznesu we właściwej równowadze.

1. Zrozumienie celów biznesowych podobnie jak wymagań technicznych

• W ciągu życia projektu należy podjąć wiele decyzji koncepcyjnych i wdrożeniowych.
• Wszystkie zaangażowane komórki muszą w pełni zrozumieć strategiczne znaczenie projektu, a także cele biznesowe, kluczowe kryteria oraz techniczne wymagania.

Pozwoli to na upewnienie się, że proponowane rozwiązanie jest zgodne ze specyficznymi potrzebami biznesowymi Klienta. Cel biznesowy inwestycji musi być zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych w projekt osób.

2. Gwarancja i zgoda na to co może być dostarczone, w jakim czasie i w jakim terminie

• Harmonogram prac wraz z produktami oraz kryteriami ich akceptacji muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez wszystkie zainteresowane strony. Zapewni to, że wdrożenie zostanie zrealizowane na czas zgodnie z oczekiwaną jakością i zakresem.
• Wpływ wdrożenia zaproponowanego rozwiązania jak również wszelkie zmiany, które występują w miarę postępu projektu muszą być przekazywane formalnie. Formalna informacja kształtuje decyzje dotyczące zakresu projektu, tworzenie harmonogramu i jego dostosowania, aby pozostały realistyczne i akceptowalne.
• Działania i narzędzia muszą być dostępne na miejscu, aby monitorować czas, budżet i postęp rezultatów.

3. Pracuj ze wszystkimi zainteresowanymi stronami w celu osiągnięcia sukcesu w projekcie

• Każdy pracując w projekcie musi skupić się na osiąganiu celów projektowych.
• Dodatkowo wszyscy powinni komunikować się zrozumiale dla innych w trakcie wdrożenia. Obejmuje to również komunikację z podwykonawcami, partnerami biznesowymi oraz udziałowcami zaangażowanymi w projekt.

4. Zastosowanie odpowiedniego modelu zarządzania projektem zgodnie z kryteriami

• Role i obowiązki muszą być zdefiniowane w początkowej fazie projektu, tak aby wszystkie zaangażowane osoby jasno rozumiały strukturę zespołu, kanały komunikacji i kto ma prawo do podejmowania decyzji.
• Formalne raportowanie, wyraźne mechanizmy eskalacjii oraz zespół projektowy uprawniony do podejmowania niezbędnych decyzji w odpowiednim czasie, odgrywają kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu projektu.
• Kluczowe wskaźniki wydajności dla projektu oraz zasady ich monitorowania powinny zostać zdefiniowane.

5. Zespół projektowy zawsze z wystarczającymi zasobami, odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem

• Zespół projektowy musi przejść szkolenie, tak aby zrozumieć dostępne dla nich możliwości oraz ich wpływ na decyzje.
• Umiejętności i kompetencje członków zespołu wdrożeniowego powinny być regularnie sprawdzane w celu weryfikacji, czy nadal spełniają wymagania projektu.
• Podobnie, oceny dotyczące zaangażowania członków zespołu i alokacja ich czasu muszą być przeprowadzane regularnie i skorygowane, jeśli nie są one wystarczające.
• Plan zarządzania projektem musi być utrzymywany w celu dostosowania dla zainteresowanych stron, co ułatwia również wprowadzenie nowych zasobów.

6. Zarządzaj projektem profesjonalnie stosując formalne metodyki

• Przed rozpoczęciem wdrożenia musimy uzgodnić jakie standardy projektu i metodologie będą użyte do planowania i interakcji pomiędzy członkami zespołu.
• Metodologia ASAP lub inna sprawdzona metoda wdrożenia może przynieść cenne wsparcie. Metodologia zarządzania projektami wraz z narzędziami jej towarzyszącymi przyczyni się do sprawnego i profesjonalnego zarządzania realizacji samego projektu.

7. Wspólnie identyfikuj i zarządzaj ryzkiem i problemami

• Staranna identyfikacja, analiza i zarządzanie ryzykiem oraz problemami są kluczem do sukcesu wszystkich wdrożeń.
• Projekt wdrożeniowy powinien być zgodny z formalnym procesem zarządzania ryzykiem.
• Zalecanym jest również, aby projekt obejmował wszystkie zainteresowane strony – organizacje, których dotyczy wdrożenie jak również partnerów wdrożeniowych – w całej fazie realizacji i zawsze był poparty skuteczną polityką zarządzania.
• Wszystkie strony muszą być przygotowane na uznanie rzeczywistego ryzyka, które może być ograniczone poprzez rygorystyczne działania, pragmatyczne zalecenia wypełniane przez zainteresowane strony.

8.Rozwijaj i wykonaj plan jakości

• Wszyscy zaangażowani muszą działać według tego samego planu zarządzania jakością, który przedstawia, w jaki sposób jakość wszystkich produktów projektu będzie mierzona i określa metody i kryteria kontroli tego, co ma być użyte.
• Plan ten ustanawia neutralne ramy do oceny nowych rozwiązań programowych i rezultatów wobec uzgodnionych standardów. Pomaga to wyciągnąć wnioski z poprzednich lekcji zdobytych na poprzednich projektach o różnej skali i ma wpływ na ulepszenie wdrożenia.

9. Upewnij się, że zespół projektowy wie kiedy najlepsze praktyki standardowej funkcjonalności oprogramowania SAP i branżowe doświadczenie będą najlepiej odpowiadały potrzebom wdrożenia

• Ponieważ możliwe konfiguracje oprogramowania SAP są tak wszechstronne i daleko sięgające, wiele unikalnych wymagań biznesowych może być spełnionych przez standardowe konfiguracje lub przy wykorzystaniu szablonów rozwiązań, bez większych niezbędnych modyfikacji oprogramowania.
• Oznacza to, że bardziej trwałe rozwiązanie może być dostarczone szybciej, przy mniejszym ryzyku i  przy niższym całkowitym koszcie posiadania w dłuższej perspektywie. Wszystkie strony muszą być świadomi potencjału w standardowym oprogramowaniu SAP oraz go wykorzystywać

10. Osiągnij gotowość operacyjną dzięki szkoleniom i zarządzaniu zmianom

• Szkolenia dla użytkowników końcowych, pracowników technicznych i organizacji wsparcia są kluczem do udanej realizacji projektu. Sukces można osiągnąć właśnie poprzez gotowość operacyjną dzięki szkoleniom, a także zarządzaniu zmianą.
• Szkolenia i strategie komunikacji powinny być starannie dobrane w celu przygotowania użytkowników końcowych. Osoba odpowiedzialna za wprowadzenia zmian zarządzania powinna charakteryzować się ugruntowaną pozycją w zespole zarządzania projektami. Nowe rozwiązanie będzie miało wpływ na pracowników, partnerów oraz klientów, dlatego też powinno być gruntownie przedyskutowane.
• Odpowiednia asysta powinna być zapewniona pracownikom, aby upewnić się w sukcesie nowego rozwiązania wspierającego procesy. Pracownicy wsparcia technicznego muszą zostać odpowiednio wyszkoleni w celu zapewnienia utrzymania i wsparcia środowiska SAP.

Zobacz naszą infografikę

Kluczowe obszary sukcesu

Sukces wdrożenia jest sumą sukcesu osiągniętego w ośmiu różnych obszarach – pięć dotyczy transformacji, a trzy technicznego sukcesu.

Sukces transformacji

1. Architektura i strategia IT

Czy strategia biznesowa współpracuje z architekturą systemu?

2. Zarządzanie programem i projektem wdrożeniowym

Czy plany wdrożenia, pracy (w tym czyszczenia danych), zasobów i budżetów są wykonane?

3. Funkcjonalność i gotowość do integracji

Czy testy funkcjonalne zakończyły się sukcesem? Czy procesy i jakość danych zostały pomyślnie przetestowane od początku do końca?

4. Zarządzanie zmianami organizacyjnymi

Czy użytkownicy kluczowi są włączeni do zespołu projektowego? Czy test został pomyślnie zaakceptowany przez użytkownika? Czy użytkownicy końcowi są dobrze przygotowani i gotowi? Czy jakość danych została potwierdzona?

5. Gotowość wsparcia

Czy działanie systemu zostało zoptymalizowane w odniesieniu zarówno do kosztów i jakości? Czy dział wsparcia jest gotowy do zmian i uaktualnień oprogramowania? Czy help desk jest gotowy do pomocy i asysty dla użytkowników końcowych?

Sukces techniczny

6. Możliwości systemu

Czy potrzeby biznesowe są zaspakajane przez nowy system? Czy harmonogram prac jest dostosowany do planu projektu?

7. Gotowość techniczna

Czy kamienie milowe projektu są możliwe do osiągnięcia oraz zgodne z planowanym startem? Czy strategia działania została opracowana dla okresu przed i po starcie systemu? Czy integracja techniczny głównych procesów biznesowych, środowiska systemu i krytycznych interfejsów została przeprowadzona?

8. Gotowość operacyjna

Czy tworzenie i odzyskiwanie kopii zapasowych zostały dopracowane? Czy została ustalona odporność techniczna środowiska produkcyjnego – obejmująca zoptymalizowaną wydajność, dostępność i spójność podstawowych procesów biznesowych?

Osiąganie nadzwyczajnych wyników nie jest kwestia szczęścia. Wymaga to doskonałego planowania i zaangażowania w 10 zasad jakości i osiągnięcia doskonałości dla 8 kluczowych obszarów sukcesu.