Rozszerzenie Property Management: efekty wdrożenia w branży

Współczesne systemy ERP można elastycznie dostosować do zmieniających się potrzeb firmy, skali przedsiębiorstwa i warunków rynkowych, a ich funkcjonalności dowolnie rozwijać dzięki rozszerzeniom (add-ons) dostarczanym przez producenta oprogramowania oraz certyfikowanych partnerów zewnętrznych. SUPREMIS jako certyfikowany dostawca systemów SAP oferuje implementację przeznaczonego dla graczy na rynku nieruchomości autorskiego dodatku Property Management. Jak sprawdza się on w praktyce?

Funkcjonalności modułu Property Management

Podstawą działania specjalistycznego oprogramowania Property Management dostępnego dla systemu ERP SAP Business One jest możliwość szerokiej automatyzacji i integracji najistotniejszych dla branży procesów. Rozwiązanie to pozwala na zarządzanie całym biznesem w ramach jednego systemu, upraszcza pracę eliminując błędy i powtórzenia przy wprowadzaniu danych, pozwala na znaczną oszczędność kosztów, a także zapewnia przejrzystość i kontrolę, dzięki wykorzystaniu mechanizmów monitorowania i alarmowania.

1. Ewidencje obiektów

System pozwala pozyskiwać i gromadzić kompletne i aktualne informacje o nieruchomościach oraz najemcach, dzięki czemu użytkownik zyskuje pełen obraz portfolio – ewidencje obiektów, a także związane z nimi decyzje i pozwolenia.

2. Umowy najmu

W ramach rozszerzenia, „od ręki” dostępne są informacje o szczegółowych warunkach i terminach umów, zabezpieczeniach i gwarancjach najemców, bieżących i planowanych przychodach oraz automatycznie naliczanym czynszu. Informacja o dokonanych płatnościach szybko dociera do systemu ERP dzięki modułowi współpracy z systemami bankowymi. Dodatkowo istnieje możliwość wygenerowania rent-roll’i z umów najmu, które pozwalają precyzyjnie zaplanować przyszłe działania.

3. Elastyczne i dokładne fakturowanie

SAP Business One przewiduje proste i złożone zasady fakturowania, umożliwia uwzględnianie obniżek czynszu, rabatów i CAPów.

4. Automatyzacja procesów

Użytkownik może korzystać z wbudowanych kreatorów do automatyzacji fakturowania, indeksacji, rozliczeń opłat eksploatacyjnych i wiele, wiele innych.

5. Obsługa wielu spółek celowych

System wspiera działy finansów, księgowości i windykacji, umożlwiając ustalanie zgodności z MSSF, a ponadto przewiduje wielowalutowość, prostą eliminację transakcji INTERCOMPANY i umożliwia sprawne i rzetelne raportowanie skonsolidowane.

6. Kontrola kosztów

Koszty można kontrolować w odniesieniu do budżetu, a system pozwala na ich weryfikację zarówno w odniesieniu do kosztów bezpośrednio refakturowanych na najemców, jak i w zakresie rozliczeń Service Charge, a także kosztów bezpośrednich Spółki.

Efekty wdrożenia systemu ERP dostosowanego do potrzeb branży nieruchomości są szybko zauważalne. Dowiedz się, jak sprawdza się w wiodących firmach na polskim rynku.

Firma Globalworth

Globalworth to grupa nieruchomościowa założona w 2001 r. Innowacyjne podejście polegające na zaawansowanym rozwoju technologicznym, działania integracyjne oraz sustainability ułatwiło firmie wyróżnienie się w branży nieruchomości i dynamiczny rozwój. Dzięki temu firma obecnie zajmuje ugruntowanową, wiodącą pozycję w Polsce i Rumunii, czyli prężnie rozwijających się rynkach w Europie Środkowo-Wschodniej (CEE).

Po wkroczeniu na polski rynek w 2017 roku, Spółka Globalworth szybko znalazła się na topowej pozycji wśród lokalnych zarządców powierzchni biurowych jako inwestor i właściciel nieruchomości. W samej Polsce firma posiada 36 budynków – głównie biurowych, ale też mieszanego przeznaczenia – a ponadto 2 w renowacji. Obiekty zlokalizowane są w 5 dużych miastachkraju, a do portfolio Globalworth należą np. warszawska Hala Koszyki – historyczny obiekt gastronomiczny, katowickie centrum handlowe Supersam czy nowoczesne przestrzenie biurowe, takie jak krakowski Podium Park.

Nadrzędnym celem firmy, który kształtuje jej funkcjonowanie i strategię, jest stanie się najbardziej zaawansowanym technologicznie zarządcą nieruchomości w regionie, a także utrzymanie stałego rozwoju poprzez współpracę z międzynarodowymi korporacjami oraz prężnie działającymi lokalnymi przedsiębiorstwami.

Od początku obecności na polskim rynku firma Globalworth postawiła na internalizację funkcji zarządzania nieruchomościami oraz obsługi finansowo-księgowej. W konsekwencji pojawiła się potrzeba pozyskania dostosowanego do specyficznych potrzeb firmy systemu finansowo-księgowego. Firma zdecydowała się wdrożyć system ERP SAP Business One w połączeniu z dostarczanym przez SUPREMIS autorskim dodatkiem Property Management. Podstawowym kryterium wyboru narzędzia była możliwość zarządzania nieruchomościami połączona z modułem księgowym w ramach systemu ERP.

Pomimo wymagających warunków – dynamicznego wzrostu organizacji, narastających potrzeb, konieczności konfiguracji dedykowanego systemu – doświadczenie SUPREMIS pozwoliło na przeprowadzenie wdrożenia niezwykle sprawnie, bo w zaledwie 6 miesięcy. Podczas gdy, standardowe, przejście na SAP Business One zajmuje od 9 do 12 miesięcy.

W Globalworth zaimplementowano trzy główne elementy – moduł finansowo-księgowy obsługujący wszystkie spółki celowe, moduł Property Management, a także moduł budżetowania nakładów inwestycyjnych. Po finalizacji wdrożenia firma Globalworth mogła skupić się na optymalizacji wewnętrznych procesów z użyciem nowych narzędzi, pozwalających na pogłębianie automatyzacji i cyfryzacji codziennych czynności. Ewolucja jest odczuwalna zarówno dla pracowników, najemców, jak i akcjonariuszy. System wspiera rozwój firmy, ułatwiając ekspansję poprzez sprawne integrowanie nowych nieruchomości do portfolio oraz spółek do portfela.

Po wdrożeniu:

Skupienie się na optymalizacji wewnętrznych procesów z użyciem nowych narzędzi.

Zwiększenie poziomu automatyzacji i cyfryzacji codziennych czynności.

Sprawna ekspansja poprzez łatwe integrowanie nowych nieruchomości i spółek do portfela.

Grupa Capital Park

Grupa Capital Park jako inwestor, deweloper i zarządca aktywami posiada na rynku polskim portfel 68 nieruchomości zlokalizowanych w 34 miastach o łącznej wartości ponad 2 miliardów złotych. W jego skład wchodzą nowoczesne powierzchnie biurowe, handlowe, wielofunkcyjne, a także mieszkaniowe, a spółka stale rozwija posiadane zasoby, budując nowe obiekty i rewitalizując budynki o wartości historycznej. Capital Park odpowiada za zarządzanie i koordynację projektów oraz przygotowanie ich na każdym poziomie, w tym pozyskiwanie finansowania bankowego. Grupa dba o projekt od momentu rozpoczęcia inwestycji, poprzez realizację, komercjalizację, aż po sprzedaż.

Flagowe inwestycje grupy to zlokalizowane w Warszawie:

Eurocentrum Office Complex – największy zielony zespół budynków biurowych w stolicy o powierzchni 85 tys. metrów kwadratowych;

Royal Wilanów – łączący powierzchnie handlowo-usługowe oraz biurowe budynek o powierzchni 36 tys. metrów kwadratowych;

Fabryka Norblina – wielofunkcyjny kompleks po rewitalizacji o powierzchni 65 tys. metrów kwadratowych.

Capital Park jest także w trakcie realizacji trzech nowych inwestycji: kamienicy Polski Hak (Gdańsk), wielofunkcyjnego obiektu Aleja Fontann (Szczecin) oraz dzielnicy Nowy Wełnowiec (Katowice).

Poszukiwane przez firmę kompleksowe rozwiązanie informatyczne musiało poradzić sobie z zarządzaniem rozległą i stale rozrastającą się bazą różnego typu nieruchomości, a także obsługą ponad 50 spółek celowych wchodzących w skład grupy.

Dopasowany do złożonych potrzeb grupy Capital Park system SAP Business One z modułem Property Management SUPREMIS usprawnił bieżącą działalność działu asset management, a pracownicy controllingu i księgowości zyskali narzędzie, które pozwala im na uzyskiwanie bieżących informacji zarządczych oraz usprawnienie przygotowania sprawozdań finansowych i raportowania zarządczego w ramach grupy. Modułowa budowa i skalowalność SAP Business One sprawia, że firma może modyfikować zakres działania systemu ERP w odpowiedzi na bieżące wyzwania.

Po wdrożeniu:

Usprawnienie bieżącej działalności działu property management i komunikacji pomiędzy pracownikami a zarządem.

Usprawnione przygotowanie sprawozdań finansowych i raportowania zarządczego.

Możliwość modyfikowania zakresu działania systemu ERP dzięki modułowej budowie i skalowalności.

Grupa MLP

MLP Group jest jedną z wiodących europejskich platform logistycznych, wyspecjalizowaną w budowie, posiadaniu i zarządzaniu parkami magazynowo-produkcyjnymi oraz biznesowymi klasy A w systemie pre-let oraz build-to-suit (BTS).

Firma kieruje nieruchomością na każdym etapie: od pierwszej decyzji lokalizacyjnej, poprzez projektowanie, uzyskiwanie wszelkich zezwoleń, budowę, komercjalizację, a następnie zarządzanie nieruchomością.

Działając na rynku od 1998 r., grupa MLP posiada 17 parków logistycznych w Polsce, a także obiekty w Niemczech, Austrii i Rumunii – łącznie 1,442 mln m2 powierzchni magazynowo-produkcyjnej. Całościowa wartość portfela nieruchomości inwestycyjnych to blisko 7 mln złotych. Spółki składowe posiadają również szereg umów rezerwacyjnych na zakup nowych gruntów pod planowane inwestycje o łącznej powierzchni ok. 231 ha.

Obecnie grupa realizuje trzy rodzaje formatów powierzchni magazynowej:

Big Box – magazyny wielkopowierzchniowe, będące odpowiedzią na rozwój handlu elektronicznego oraz potrzeby sektora przemysłu lekkiego.

Business Park – obiekty złożone z małych modułów magazynowych (ok. 700-2500 m²) adekwatnych do potrzeb e-commerce, zlokalizowane w obrębie lub w pobliżu miast, z łatwym dostępem do siły roboczej i transportu publicznego.

City Park – nowoczesne projekty zlokalizowane w ścisłych centrach miast, oferujące elastyczne, mniejsze jednostki (ok. 300–1 000 m²), idealne dla firm operujących w modelu logistyki ostatniej mili oraz MŚP.

MLP Group potrzebowała narzędzia odpowiedniego do zarządzania powierzchniami magazynowo-produkcyjnymi na dużą skalę, w tym z obsługą techniczną i konserwacją. System miał być wsparciem dla zespołów odpowiedzialnych za wszystkie elementy obsługi danego obiektu i umożliwiać analizę potrzeb klientów w celu dalszej rozbudowy zasobów grupy.

Wdrożenie SAP Business One wraz z modułem Property Management wsparło obsługę finansowo-księgową spółek grupy, najem powierzchni i rozliczenia, a także wprowadziło do użytku narzędzia kontrolingowe. Poza bogatą funkcjonalnością istotnym czynnikiem przy wyborze systemu była potrzeba obniżenia całkowitych kosztów utrzymania względem wykorzystywanych wcześniej niezintegrowanych rozwiązań.

Po wdrożeniu:

Wsparcie obsługę finansowo-księgową spółek grupy.

Ułatwienie procesów najmu powierzchni i rozliczeń oraz wprowadzenie zaawansowanych narzędzi kontrolingowych.

Obniżenie całkowitych kosztów utrzymania względem wcześniej wykorzystywanych niezintegrowanych rozwiązań.

Główne korzyści

Niezależnie od obszaru i specyfikacji firmy z branży nieruchomościowej, do głównych zalet wynikających z implementacji systemu SAP Business One z rozszerzeniem Property Management należą:

Wygoda i elastyczność – intuicyjna obsługa, wiele wersji językowych, możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb;

Mniejsza liczba błędów – automatyzacja i jedna baza danych dla całego systemu;

Skalowalność – narzędzie przystosowujące się do aktualnych potrzeb firmy;

Oszczędność czasu – usprawnienie i przyspieszenie procesów fakturowania i rozliczeń;

Pełna przejrzystość finansowa, ścisła kontrola kosztów i procesów – dostęp 24/7 dzięki aplikacji i alarmom monitorującym;

Wyższy standard obsługi najemców, zarządzania nieruchomościami i inwestycjami przy mniejszym nakładzie pracy.

Zależnie od potrzeb firmy, oprogramowanie można uzupełnić produktem Facility Managment, jak w przypadku firmy Globalworth – innowacyjną platforma webową do utrzymania technicznego nieruchomości, połączonej z systemem SAP Business One.

Chcesz zobaczyć te wyniki w swojej firmie? Skontaktuj się z zespołem SUPREMIS i podczas 30 minutowej, niezobowiązującej konsultacji dowiesz się, co zyska Twoja firma dzięki dopasowanemu do potrzeb branży SAP Business One.