Jeśli interesuje Cię usprawnianie działania Twojego przedsiębiorstwa,
skontaktuj się z nami, żeby uzyskać więcej informacji.
Dowiedz się więcej
Kluczowe fakty:
W rozproszonych organizacjach (praca zdalna, hybrydowa, sieci oddziałów) tradycyjny obieg dokumentów stał się głównym hamulcem rozwoju biznesu. Zależność od papieru generuje wąskie gardła: opóźnienia w onboardingu, wysokie koszty logistyczne i ryzyko naruszenia wymogów RODO.
Wnioski z badań rynkowych jednoznacznie wskazują na konieczność odejścia od procesów analogowych. Według danych płynących z inicjatywy HR TECH CHANGER (Polskie Forum HR) technologia przestała być dodatkiem, stając się krytycznym czynnikiem efektywności operacyjnej działów kadr. Jednocześnie globalne badanie Deloitte Human Capital Trends potwierdza, że firmy, które kompleksowo przeprojektowują przepływy pracy (workflow) i eliminują silosy informacyjne, uzyskują wielokrotnie wyższą produktywność i zwinność biznesową.
Webinarium: Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku.
Czym w praktyce jest organizacja o strukturze rozproszonej?
To model biznesowy, w którym pracownicy nie dzielą wspólnej przestrzeni biurowej ani jednej lokalizacji. Mowa tu o:
Punktem wyjścia dla cyfrowej e-Teczki była nowelizacja, która weszła w życie 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia pracodawca może prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej, a jednocześnie pojawiły się nowe obowiązki związane z dokumentacją pracownika: m.in. informowanie o zmianie postaci akt, wydawanie na żądanie kopii całości lub części dokumentacji oraz umożliwienie odbioru poprzedniej – papierowej – wersji teczek. Podstawą prawną są ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357) oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).
W organizacjach rozproszonych ta podstawa prawna wciąż jednak rozbija się o fizyczny obieg papieru, który staje się bezpośrednią blokadą operacyjną. Kiedy kilkaset kilometrów dzieli centralę, oddział regionalny i kandydata, zależność od tradycyjnej poczty uderza w najbardziej wrażliwy punkt firmy – moment zatrudnienia.
Wyobraź sobie codzienną sytuację z życia wielu dynamicznie rosnących firm: specjalista przyjmuje ofertę pracy, a zespół czeka na niego w poniedziałek rano. Tymczasem w piątek po południu jego umowa wciąż tkwi w sortowni kurierskiej między oddziałami. W kadrach narasta nerwowość: bez podpisanego dokumentu nie można zgłosić pracownika do ZUS ani wydać sprzętu służbowego. Zamiast budować relację i motywację nowego talentu od pierwszego dnia, dział HR spędza godziny na śledzeniu numeru przesyłki, gaszeniu pożarów formalnych i tłumaczeniu się przed zarządem.
W SUPREMIS obserwujemy ten schemat regularnie podczas audytów procesowych. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów przypomina próbę zarządzania nowoczesną, wielopasmową autostradą biznesową za pomocą ręcznych szlabanów. To nie tylko setki niepotrzebnych przesyłek pocztowych i ryzyko zagubienia wrażliwych danych osobowych (RODO), ale przede wszystkim niewidzialny paraliż decyzyjny. Każda godzina zwłoki w procesie zatrudnienia bezpośrednio obniża wskaźniki doświadczenia kandydata (Candidate Experience) oraz doświadczenia pracownika (Employee Experience), tworząc niepotrzebne ryzyko rotacji, zanim pracownik zdąży w ogóle poznać zespół.
Warto przy tym podkreślić, że analogowy paraliż nie dotyczy wyłącznie kadr – dokładnie te same wąskie gardła i opóźnienia dotykają pozostałych obszarów przedsiębiorstwa, takich jak obieg zamówień zakupowych, akceptacja umów handlowych czy podpisywanie protokołów z dostawcami.
 |
„Dla dynamicznie rosnących firm o rozproszonej strukturze papierowy obieg dokumentów to strata czasu i ryzyko przestojów w procesach kadrowych. Przejście na pełną cyfryzację e-Teczki to eliminacja wąskich gardeł: dokument trafia natychmiast na swoje miejsce, a czas obsługi formalności kadrowych skracamy do minimum. Kluczem do sukcesu nie jest jednak sama technologia, lecz odpowiednie przygotowanie bazy danych i architektury procesów – tak, aby przejście na obieg bezpapierowy odbyło się bezpiecznie i bez zakłócania bieżącej pracy działu HR.” Wioleta Nowicka, Dyrektor ds. wdrożeń systemów HR w SUPREMIS |
Właśnie dlatego transformacja cyfrowa w podejściu SUPREMIS nie polega jedynie na instalacji narzędzia w systemie. Kluczem jest metodyczne przejście przez audyt istniejących procesów, standaryzację szablonów oraz właściwą higienę danych w systemie ERP przed spięciem go z platformą podpisów. Tylko takie holistyczne przygotowanie środowiska kadrowo-płacowego gwarantuje, że automatyzacja realnie odciąży zespół, zamiast przenieść dotychczasowy chaos w realia cyfrowe.
Przejście z analogowego biura na obieg cyfrowy rodzi w działach kadr pytania o bezpieczeństwo prawne i dowodowe. Powszechną obawą jest przekonanie, że każdy dokument kadrowy wymaga skomplikowanych procedur lub najdroższego certyfikatu. W praktyce ramy prawne dla cyfrowych procesów HR wyznacza unijne rozporządzenie eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) [3], a platforma Autenti stanowi technologiczny most realizujący te wymogi w codziennej pracy firmy.
Czym właściwie jest Autenti w tym procesie? To europejska platforma do autoryzacji i bezpiecznego podpisywania dokumentów online, działająca ze statusem kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. W praktyce pełni rolę neutralnej, zaufanej strony trzeciej: generuje niezaprzeczalną Kartę Podpisów, zabezpiecza integralność każdego pliku pieczęcią elektroniczną i precyzyjnie rejestruje ślad audytowy (czas, adres IP, metodę weryfikacji tożsamości).
Rozporządzenie eIDAS w połączeniu z przepisami polskiego Kodeksu pracy [4] dzieli podpisy na trzy poziomy – dzięki temu za pośrednictwem Autenti można dobrać odpowiedni wariant do konkretnego dokumentu bez generowania zbędnych kosztów:
| Typ podpisu wg eIDAS | Realizacja na platformie Autenti | Zastosowanie w kadrach | Wymogi prawne i koszty |
|---|---|---|---|
| Zwykły podpis elektroniczny | Podpis jednym kliknięciem przez unikalny link e-mail / SMS | Wnioski urlopowe, oświadczenia pracownicze, regulaminy pracy i płacy, protokoły odbioru sprzętu | Najniższy koszt, natychmiastowa realizacja na smartfonie lub laptopie |
| Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) | Autoryzacja kodem SMS OTP i weryfikacja danych identyfikacyjnych | Umowy cywilnoprawne (B2B, zlecenie, dzieło), umowy o poufności (NDA), porozumienia stron | Optymalny koszt, silny dowód integralności i tożsamości w sądzie |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) | Zdalna weryfikacja tożsamości (mObywatel lub samodzielna weryfikacja na selfie) z wydaniem jednorazowego certyfikatu kwalifikowanego | Umowy o pracę (zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy), wypowiedzenia, kary porządkowe | Równoważny z podpisem własnoręcznym (forma pisemna), wymagany tylko do wybranych czynności |
Dzięki takiemu podziałowi firma nie musi ponosić kosztów kwalifikowanego podpisu dla każdego wewnętrznego wniosku czy regulaminu – wystarczy wdrożyć elastyczną ścieżkę autoryzacji dopasowaną do wagi dokumentu.
 |
„Bezpieczeństwo prawne cyfrowego dokumentu opiera się na integralności pliku i niezaprzeczalności tożsamości podpisujących. Rozporządzenie eIDAS jasno określa trzy rodzaje podpisów elektronicznych – świadome dopasowanie odpowiedniego typu podpisu do charakteru dokumentu pozwala zachować 100% zgodności z Kodeksem pracy, nie przepłacając za procedury kwalifikowane tam, gdzie wystarczy podpis zwykły lub zaawansowany. W Autenti obie strony podpisują dokumenty w kilkadziesiąt sekund na dowolnym urządzeniu, z pełnym zachowaniem śladu rewizyjnego.” Marta Szemraj, Strategic Partnerships Manager, Autenti |
Samo wykupienie narzędzi nie rozwiązuje problemu silosów informacyjnych. Wdrożenie platformy podpisów w oderwaniu od systemu kadrowo-płacowego tworzy kolejną manualną pętlę: eksportowanie plików PDF, ręczne logowanie do zewnętrznych portali, a po podpisaniu – ponowne pobieranie, dekretowanie i wgrywanie skanów do folderów pracownika.
Sukces cyfrowego workflow polega na połączeniu trzech elementów: silnika procesowego, bezpiecznego podpisu i doświadczenia wdrożeniowego. W tej architekturze SUPREMIS pełni rolę integratora i architekta – przygotowuje struktury danych, konfiguruje automatyzację i dopasowuje logikę modułów enova365 tak, aby cały cykl zamykał się w jednym, płynnym ekosystemie.
Proces przebiega w trzech automatycznych krokach:
 |
„System enova365 Kadry i Płace został zaprojektowany tak, aby e-Teczka była sercem zautomatyzowanego HR-u. Dzięki natywnej integracji z Autenti eliminujemy manualną pracę – generowanie umowy, proces podpisu i ostateczna archiwizacja w e-Teczce stanowią jeden, nieprzerwany cykl. Wymaga to profesjonalnego przygotowania bazy danych i procedur, co w projektach realizuje SUPREMIS. W efekcie dział kadr zyskuje pełną kontrolę, transparentność i setki zaoszczędzonych godzin rocznie.” Bartłomiej Karasiński, Kierownik projektu Workflow enova365, Soneta |
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą w modelach hybrydowych, strukturach wielooddziałowych, ale również organizacjach o wysokiej rotacji to dziś przede wszystkim wyścig z czasem. Rosnące koszty logistyki papieru, ryzyko zagubienia dokumentów i opóźnienia w onboardingu sprawiają, że pełna cyfryzacja procesów HR staje się biznesową koniecznością – a nie technologiczną ciekawostką.
Aby pokazać, jak przeprowadzić ten proces sprawnie i bezpiecznie, podczas webinarium, 22 października o 11:00 połączymy trzy perspektywy:
„Podpisuj dokumenty pracownicze zdalnie w 3 minuty i zapomnij o papierze. Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku.”
W programie:
Rozproszona struktura organizacyjna to model, w którym pracownicy nie przebywają fizycznie w jednej centrali. Obejmuje to przedsiębiorstwa posiadające wiele filii, sklepów, magazynów czy zakładów produkcyjnych, a także firmy zatrudniające osoby w trybie pracy zdalnej, hybrydowej lub mobilnej (np. handlowców). W takim środowisku tradycyjny obieg dokumentów pocztą lub kurierem paraliżuje procesy HR.
Rozporządzenie eIDAS to unijny standard prawny, który ujednolica zasady identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. Dla działu HR oznacza to pewność, że umowy, aneksy i oświadczenia podpisane elektronicznie w systemie takim jak Autenti mają moc dowodową, są w pełni wiążące prawnie i nie wymagają drukowania do celów kontroli czy archiwizacji.
Tak. Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę wymaga formy pisemnej lub formy elektronicznej równoważnej pisemnej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). W przypadku umów o pracę stosowany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) dostarczany przez Autenti, który na mocy eIDAS wywołuje takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny. Potwierdza to oficjalne Centrum pomocy Autenti: umowę o pracę na platformie Autenti zawiera się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pozostałe dokumenty (np. NDA, umowy cywilnoprawne, oświadczenia, regulaminy) mogą być podpisywane tańszym podpisem zaawansowanym (AES) lub zwykłym.
Integracja eliminuje ręczne przenoszenie plików. Dokument generowany jest bezpośrednio w module enova365 Kadry i Płace, skąd jednym kliknięciem trafia do podpisu przez API Autenti. Po złożeniu podpisu przez pracownika i pracodawcę gotowy plik PDF wraz z Kartą Podpisów jest automatycznie pobierany i archiwizowany we właściwej części cyfrowej e-Teczki (A, B, C, D lub E) w enova365.
Nie. Pracownik otrzymuje bezpieczny link w wiadomości e-mail. Dokument otwiera się w przeglądarce na dowolnym urządzeniu (smartfon, tablet, laptop) i podpisuje się go w kilkadziesiąt sekund bez konieczności zakładania konta czy instalowania aplikacji.
SUPREMIS odpowiada za kompleksowe wdrożenie technologiczne i procesowe. Eksperci SUPREMIS konfigurują bazę danych enova365 Kadry i Płace, uruchamiają integrację z Autenti, mapują procesy kadrowe w firmie oraz dbają o ciągłość bieżącej pracy działu HR podczas migracji na model bezpapierowy.
Jeśli interesuje Cię usprawnianie działania Twojego przedsiębiorstwa,
skontaktuj się z nami, żeby uzyskać więcej informacji.
Dowiedz się więcej
