E-sprawozdania i nowe regulacje wcale nie muszą być utrapieniem dla Księgowości. Pomóc może kompleksowe oprogramowanie, które wesprze Użytkownika i przy wypełnianiu dokumentów, przeprowadzi go przez cały proces. Bezpiecznym pomysłem będzie skorzystanie z usług firmy wdrażającej oprogramowanie. Poza instalacją i szkoleniem z obsługi, konsultanci są w stanie pomóc w uzgodnieniu danych i przygotowaniu sprawozdania.
Z początkiem października 2018r. sprawozdanie, zgodnie z ideą musi być utworzone w postaci cyfrowej. Powinno też zawierać odpowiednią strukturę logiczną w formacie XML. Wymagany jest również kwalifikowany podpis elektroniczny (lub potwierdzony profilem zaufanym przez ePUAP) osoby, która w firmie zajmuje się księgami rachunkowymi i kierownika jednostki. Elektroniczna wersja sprawozdania finansowego przeniesiona na papier nie będzie już jego oryginałem, a tylko i wyłącznie kopią.
Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości zobligowane do sporządzania e-sprawozdań są:
Dokumenty opisujące ubiegły rok muszą trafić do KRS lub KAS we wskazanych przez ustawodawcę terminach. Dlatego dochodzi też do kontroli terminowości, przez co organy państwowe mogą bez zwłoki wyłapywać podmioty niedopełniające obowiązków terminowego dostarczania raportów.
Musimy zapamiętać, że zmiany w regulacjach i sposobie wysyłki sprawozdań powodują, że należy z jeszcze większą uwagą pilnować wszystkich wyznaczonych terminów. Jest to spowodowane elektronicznym znakowaniem czasu, co pozwoli urzędnikom na jeszcze dokładniejszy monitoring. Karę za niespełnienie obowiązku złożenia sprawozdania w KRS nakłada sąd rejonowy. Nie ma dokładnie opisanej wysokości grzywny za brak złożonego sprawozdania. Wyroki sądów mówią, że wysokości sankcji są różne, w zależności od powstałej sytuacji.
Dlatego zgodnie z nowymi przepisami e-sprawozdania musimy dostarczyć w formacie XML. Jednakże Ministerstwo Finansów przygotowało jedynie regulacje, do których przedsiębiorcy muszą się dostosować. O narzędzie do stworzenia plików zgodnych z wymogami musimy zatroszczyć się sami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca na własną rękę powinien znaleźć oprogramowanie. Musi ono pozwolić na pobranie danych z programu finansowo-księgowego i generowanie raportów w odpowiednim formacie. Choć może to być zaletą, że ministerstwo nie narzuca zainteresowanym procedury wytwarzania wymaganych dokumentów. Z czasem dostawcy oprogramowania będą w stanie zaproponować najbardziej optymalne rozwiązania.
Dla ułatwienia procesu przygotowania e-sprawozdań SUPREMIS przygotował rozszerzenie systemu, które automatyzuje cały proces. Po pierwsze, Moduł zawiera prosty w użyciu kreator, gotowe szablony zgodne ze specyfikacją ustawową, tj. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitałach własnych. Z pomocą przychodzą gotowe pakiety szablonów w wersjach jedno i wielofirmowych. Po drugie, rozwiązanie współpracuje z systemami zarówno instalowanymi lokalnie (on-premise) i w wersji chmurowej (cloud). Wszystko odbywa się w czterech, prostych krokach:
Pamiętajmy, że w 2019 roku czeka nas jeszcze kilka zmian prawnych. Warto pamiętać o fakturze elektronicznej w zamówieniach publicznych, wysyłce faktur do Centralnego Rejestru Faktur, czy nowych plikach JPK, które zastąpią deklarację VAT7. Możliwe, że wielką niewiadomą będą również konsekwencje Brexitu. Dlatego kluczowe monitorowanie sytuacji i pozostawanie w kontakcie z dostawcami systemów, aby zawczasu być gotowym na zmiany.
Tomasz Turmowicz, SUPREMIS
Jeśli interesuje Cię usprawnianie działania Twojego przedsiębiorstwa,
skontaktuj się z nami, żeby uzyskać więcej informacji.
Czym jest Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (system ERP)?
Standaryzacja – clean core: Czyli system ERP zawsze aktualny!
SUPREMIS nagrodzony w Madrycie!
Zaprojektuj z nami świetny onboarding! Poznaj cele, ścieżki, narzędzia. Dołącz do Nas 19 Kwietnia o 10:00!