Jak zredukować odsetek przeterminowań w magazynie do 2%?

Co bez sprawnego zarządzania magazynem traci Twoja firma?

Czas i pieniądze

Straty wynikające z nieumiejętnego zarządzania magazynowanymi produktami bezpośrednio obniżają marżę operacyjną. W skrajnych przypadkach (np. w sektorze fast-food) anulowane zamówienia, często wynikające z użycia niskiej jakości lub nieświeżych składników, mogą generować stratę rzędu 24,7% całkowitego obrotu.

Przeterminowany towar musi zostać wycofany z obrotu i poddany kosztownej utylizacji. Dodatkowo obsługa zwrotów i anulacji zamówień wiąże się ze znacznymi kosztami operacyjnymi. Zapasy, które ostatecznie ulegają przeterminowaniu, oznaczają kapitał zamrożony w towarze, co negatywnie wpływa na przepływy pieniężne.

Straty finansowe często wynikają z niedostatecznego wykorzystania dostępnych współcześnie technologii – ręczne śledzenie dat ważności jest pracochłonne i podatne na błędy, prowadząc do sytuacji, w których personel wysyła niewłaściwe partie towaru lub marnuje czas na szukanie produktów w magazynie.

Compliance

Firmy FMCG podlegają surowym regulacjom (ustawom, unijnym rozporządzeniom, systemowi HACCP), które wymagają pełnej dokumentacji ścieżki produktu. Niezgodność produktów i procesów z przepisami wiąże się z wysokimi karami finansowymi.

Dokładne przestrzeganie zasad jest istotne na każdym etapie – od produkcji aż po dostarczenie do sklepu. Sieci handlowe narzucają rygorystyczne standardy – np. wymagając, aby dostarczany towar posiadał odpowiednio długi pozostały termin przydatności. Dostarczenie produktów niespełniających norm skutkuje zwrotami towaru na koszt dostawcy, a nawet zerwaniem kontraktów.

Niemożność spełniania warunków standardów i praktyk może finalnie doprowadzić do wykluczenia z rynku, braku możliwości eksportu oraz zerwania relacji z sieciami handlowymi.

Wiarygodność

Niedopilnowanie czegoś tak podstawowego dla bezpieczeństwa produktów jak daty ważności niweluje dotychczasowe wysiłki wizerunkowe firmy. Sprzedaż przeterminowanych produktów, konieczność masowych wycofań czy braki w sklepach przez opóźnienia w dostawach drastycznie obniżają zaufanie klientów i niszczą reputację marki.

Problem rośnie jeśli firma buduje swoją tożsamość odwołując się do wartości i praktyk proekologicznych – każdy przeterminowany produkt to zmarnowane zasoby użyte do jego wytworzenia, takie jak energia, woda i surowce, co stoi w sprzeczności ze strategiami zrównoważonego rozwoju.

Skąd biorą się trudności w magazynie?

Problemy z przeterminowaniem produktów w sektorze FMCG wynikają ze splotu specyficznych cech sektora, ale też ograniczeń operacyjnych danej firmy i braku nowoczesnych systemów kontroli. Trudności tego typu nie są dla branży niczym nowym czy zaskakującym, ale mogą prowadzić do wielopoziomowych strat finansowych. By je przezwyciężyć warto rozłożyć kwestię strat magazynowych na poszczególne czynniki.

Specyfika branży i produktów

Sektor FMCG charakteryzuje się dużą dynamiką oraz produktami o krótkim cyklu życia, co narzuca rygorystyczne wymagania logistyczne.

• Krótkie terminy
  Produkty takie jak nabiał, mięso czy pieczywo wymagają precyzyjnego zarządzania, ponieważ każdy dzień zwłoki decyduje o tym, czy towar trafi do sprzedaży, czy do utylizacji.
• Restrykcyjne warunki przechowywania
  Jakość żywności zależy od utrzymania parametrów takich jak temperatura i wilgotność, a ich wahania przyspieszają psucie się produktów.
• Zmienność receptur
  Częste zmiany składów i wariantów produktów (np. na różne rynki) utrudniają ewidencję i śledzenie partii bez zaawansowanych systemów IT.

Problemy organizacyjne

• Błędne metody rotacji
  Stosowanie metody FIFO (First In, First Out) zamiast koniecznej w FMCG metody FEFO (First Expired, First Out) sprawia, że w magazynie zalegają partie o najkrótszym terminie.
• Błędy ludzkie
  Ręczne kontrolowanie dat ważności i wprowadzanie danych do dokumentacji papierowej lub arkuszy Excel jest podatne na pomyłki i przy dużym wolumenie staje się niewykonalne.
• Niewłaściwa kompletacja
  Brak systemowych podpowiedzi dla magazynierów prowadzi do wysyłania towarów o krótkich terminach przydatności, co jest wyłapywane dopiero przy odbiorze przez klienta.

Opóźnienie technologiczne

Rozwiązania technologiczne, które niegdyś były wystarczające przy rosnącej skali działania stają się hamulcem rozwoju.

• Zależność od Excela
  Wykorzystywanie arkuszy kalkulacyjnych zamiast zintegrowanych systemów ERP z rozszerzeniami branżowymi uniemożliwia monitorowanie dat ważności w czasie rzeczywistym.
• Brak automatyzacji
  Zarządzane ręcznie lub przestarzałe systemy nie zapewniają pełnej identyfikowalności partii, utrudniając szybkie zarządzanie jakością. Bez nowoczesnych rozwiązań takich jak SAP Business One, firmy nie mają też dostępu do automatycznych alertów o zbliżającym się terminie ważności, co odbiera im czas na reakcję.
• Silosy informacyjne
  Brak synchronizacji pomiędzy produkcją, magazynem a sprzedażą skutkuje niespójnymi danymi o stanach magazynowych i opóźnieniami w decyzjach sprzedażowych (np. o promocjach na kończące się partie).
• Chaos w danych
  Informacje o postępie produkcji i dostępności surowców są często nieaktualne, co uniemożliwia terminową realizację zamówień i prowadzi do starzenia się zapasów w oczekiwaniu na wysyłkę.

Złożone problemy – przystępne rozwiązania

Redukcja strat wynikających z przeterminowania produktów w branży FMCG wymaga przejścia z manualnego zarządzania na zintegrowane, zautomatyzowane procesy technologiczne. Kluczem do sukcesu jest wdrożenie strategicznej rotacji zapasów opartej na dacie ważności oraz pełna synchronizacja działów produkcji, magazynu i sprzedaży. Odpowiednio dobrane narzędzia technologiczne – system ERP wraz z branżowymi rozszerzeniami – pozwolą na optymalizację działania firmy FMCG zgodnie z współczesnymi standardami rynkowymi.

Nowa strategia i reorganizacja

• Przejście z FIFO na FEFO
  Systemy do zarządzania magazynem takie jak Produmex WMS automatycznie wskazują magazynierom partie towaru z najkrótszym terminem przydatności do wydania w pierwszej kolejności, niezależnie od daty ich przyjęcia.
• Eliminacja błędów ludzkich
  Dzięki skanowaniu kodów kreskowych (np. etykiet GS1) system weryfikuje w czasie rzeczywistym, czy pobrana partia jest właściwa, co pozwala uniknąć kosztownych pomyłek i redukuje chaos w magazynie.
• Zarządzanie lokalizacjami (Bin Management)
  Precyzyjne mapowanie magazynu w Produmex WMS skraca czas szukania towarów, co jest kluczowe przy produktach bardzo krótkoterminowych.
• Synchronizacja produkcji, magazynu i sprzedaży
  Wdrożenie jednego systemu zarządzającego dla całej firmy eliminuje silosy informacyjne. Sprzedaż widzi realne terminy ważności na stanie, co pozwala na lepsze planowanie ofert, a produkcja unika nadprodukcji dzięki integracji z systemem MRP.

Zintegrowane narzędzia: SAP Business One i Produmex WMS

SAP Business One – dostępny w chmurze lub on-premise kompleksowy system ERP dla małych i średnich firm.

Produmex WMS – system zarządzania magazynem zwiększający efektywność i rentowność w łańcuchu dostaw poprzez harmonizację procesów logistycznych. Dodatek wspiera operacje firmy w zakresie produkcji, kompletacji, pakowania i zarządzania zapasami.

• Zarządzanie partiami i datami ważności
  SAP Business One przypisuje unikalne numery partii do każdej dostawy lub zlecenia produkcyjnego, rejestrując daty produkcji i przydatności.
• Automatyczne alerty o przeterminowaniu
  System pozwala na ustawienie powiadomień o towarach, których termin ważności dobiega końca. Umożliwia to podjęcie wczesnych działań, takich jak przeceny lub akcje promocyjne, zamiast kosztownej utylizacji.
• Pełna identyfikowalność
  System rejestruje pełną historię każdej partii – od surowca u dostawcy, przez produkcję, aż po finalnego klienta.
• Blokowanie zapasów
  Produkty lub surowce, które przekroczyły termin lub nie przeszły kontroli jakości, są automatycznie blokowane w systemie, co uniemożliwia ich przypadkową sprzedaż lub wydanie do produkcji.

Efekty transformacji

Redukcja strat z tytułu przeterminowania w rozwiązaniach SAP opiera się na automatyzacji kontroli dat na każdym etapie – od przyjęcia surowca, przez rygorystyczne testy jakości w narzędziu do produkcji rozszerzonej Beas Manufacturing, po inteligentne wydawanie towaru metodą FEFO w Produmex WMS. Zastosowanie zestawu strategii i narzędzi przystosowanych do konkretnych potrzeb logistycznych firm FMCG przynosi mierzalne i odczuwalne finansowo efekty:

• System Produmex WMS automatycznie wymusza wydawanie w pierwszej kolejności partii o najkrótszym terminie przydatności (metoda FEFO), co pozwala zredukować wskaźnik niewykonania zamówień z powodu przeterminowania nawet o 20%.
• Połączenie klasyfikacji zapasów według metody ABC z metodą FEFO może zredukować odsetek przeterminowanych produktów w magazynie z 19% do zaledwie 2%.
• Skrócenie czasu przebywania produktów w magazynie poprawia cash flow poprzez uwolnienie kapitału zamrożonego w towarach.

Poznaj pełne możliwości systemu ERP z produkcją i logistyką w wersji rozszerzonej i dowiedz się co rozwiązanie SAP Business One + Beas Manufacturing + Produmex WMS może dać Twojej firmie.