System SAP dla zarządców w przemyśle metalowym

Różnice w ewidencji towaru

Problem: Jednym z częstych problemów firm z branży metalowej jest takie zorganizowanie pracy magazynu i sprzedaży, żeby w prosty sposób zapanować nad ilością wydawanego towaru.

Przykład: Do firmy PEK przychodzi Klient, który zamierza kupić 100 mb pręta o średnicy 12 mm.
W kartotece towaru znajduje się informacja, że waga normatywna 1 mb takiego pręta to 3 kg, zatem handlowiec wystawia fakturę, bądź WZ na 100 mb * 3 kg czyli 300 kg pręta. Klient udaje się z wystawionym przez sprzedawcę dokumentem do magazynu w celu odebrania towaru, gdzie okazuje się, że waga rzeczywista wydawanego towaru różni się od normatywów. W takim wypadku pozostaje odesłać Klienta do sprzedawcy, który ręcznie skoryguje bądź wystornuje wcześniej wystawiony dokument. Druga opcja, to pozwolić magazynierowi na zmianę dokumentu wystawionego przez sprzedawcę. Wydaje się, że żadna z tych opcji nie powinna być stosowana w firmie PEK, której zależy na dobrej opinii Klientów i na właściwej kontroli magazynu.

Rozwiązanie problemu: System ERP-SAP Business One posiada idealny dla branży metalowej obieg dokumentów. Po uzyskaniu od Klienta zamówienia, handlowiec wystawia dokument Zlecenia Sprzedaży. Dokument zlecenia sprzedaży jest generowany w ilościach normatywnych, ale nie jest dokumentem księgowym, więc nie będzie wymagał korekt. Na podstawie Zlecenia Sprzedaży magazynier przygotowuje do wydania zamówiony towar. Po przygotowaniu towaru wystawia dokument WZ, na którym znajdują się rzeczywiste ilości wydanego towaru. Dokument Zlecenia Sprzedaży pozostaje niezmieniony. Tym sposobem kierownictwo firmy ma informację o odchyleniach między ustalonymi normatywami, a ilościami rzeczywiście wydanego towaru, a Klient ma od razu właściwie wystawiony dokument.

Dodatkowa korzyść: Jeżeli w magazynie w danej chwili nie ma ilości towaru, która pokrywa w całości zamówienie Klienta, zlecenie Sprzedaży może zostać częściowo zrealizowane, a dalsza wysyłka odbędzie się po przyjęciu do magazynu brakującego towaru.

Ewidencja atestów w SAP Business One w branży metalowej

Problem: Do każdej partii sprzedawanej stali powinien być dołączony atest, otrzymany wcześniej od dostawcy.

Przykład 1:

Do oddziału firmy PEK dzwoni pośrednik, który chce kupić 10 ton stali. Jak zwykle towar potrzebuje “na wczoraj”, a co gorsza Klient końcowy wymaga od niego razem z dostawą przekazania atestów. W takim przypadku 90% czasu obsługi takiego Klienta, to czas poświęcony na odszukanie w centrali firmy właściwego atestu.

Przykład 2:

Firma PEK ma w magazynach kilkadziesiąt ton stali z jednej ze skandynawskich hut. Dział zaopatrzenia mimo usilnych prób od 3 tygodni nie może się doprosić przesłania atestów. Tymczasem ze zrozumiałych względów stal jest normalnie sprzedawana, a handlowcy tylko notują sobie na karteczkach, do którego Klienta trzeba będzie dosłać atesty. Czas poświęcony na wracanie do transakcji, które zostały zamknięte tydzień, 2 tygodnie, a czasem i miesiąc temu, to strata czasu pracowników mających generować sprzedaż, a na dodatek źródło wielu pomyłek.

Rozwiązanie problemu: Oprogramowanie dla firm SAP Business One pozwala na dołączenie w formie elektronicznej (np. skan) dowolnego dokumentu do każdej partii towaru przechodzącej w magazynie. Co więcej, pozwala na automatyczne drukowanie odpowiednich atestów do każdej faktury, lub WZ-tki. Specjalny raport pozwoli również wychwycić wszystkie pozycje z dokumentów sprzedaży, do których taki atest nie został wydrukowany.