Produkty
Rozwiązania
O nas
Wybór nowego rozwiązania ERP to decyzja, którą firmy lubią odkładać w czasie. Transformacja technologiczna łączy się z wieloma wyzwaniami i ryzykami, jednak na pewnym etapie staje się koniecznością. Rozpoznanie tego momentu i sprawne przejście na lepszy system pozwala uniknąć długofalowych konsekwencji – zablokowania rozwoju przedsiębiorstwa i narastających kosztów finansowych.
Obawy związane z wyborem systemu, który zastąpi dotychczasowe narzędzia ERP lub prowizoryczny system zarządzania oparty na Excelu są zrozumiałe – na rynku obecnych jest wiele rozwiązań, a zróżnicowana typologia i cenniki budzą dezorientację. Dlatego tak istotne jest zrozumienie, w jaki sposób przestarzałe bądź źle dobrane oprogramowanie może spowalniać działanie firmy i które czynniki są najistotniejsze dla procesu decyzyjnego. Finalnie kluczem do właściwej selekcji często okazuje się stabilność kosztów i przejrzystość usług.
Wyraźnym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której zespoły muszą polegać na Excelu lub narzędziach offline do wykonywania zadań, które powinny być zarządzane wewnątrz ERP (np. planowanie produkcji). W takim przypadku korzystanie z systemu sprowadza się do ręcznego wprowadzania danych, a automatyzacja dotyczy w praktyce niewielkiej części zadań. Staje się jasne, że choćby ze względu na czas potrzebny na zarządzanie danych, rozwiązanie spowalnia procesy zamiast je wspierać.
Jeśli użytkownicy nie mają dostępu do aktualnych informacji lub muszą ręcznie zestawiać i łączyć raporty z różnych działów, system staje się wąskim gardłem. Silosy danych powodują, że informacje o kliencie czy zamówieniu są rozproszone, co prowadzi do błędów (np. dział prawny przygotowuje umowę na podstawie nieaktualnych ustaleń handlowych) i utrudnia podejmowanie strategicznych decyzji.
Przestarzały system (także ERP) często posiada zamkniętą architekturę, co uniemożliwia łatwe połączenie z nowoczesnymi rozwiązaniami typu CRM, BI czy e-commerce. Każda próba zmiany modelu biznesowego lub dodania nowego kanału sprzedaży wymaga kosztownych modyfikacji kodu, co uzależnia firmę od niszowych specjalistów i przeciąga się miesiącami, pozbawiając ją zwinności rynkowej.
Jeśli system nie został zaprojektowany z myślą o rozwoju, przestaje nadążać za rozbudową portfolio, zarządzaniem nowymi obiektami czy ekspansją międzynarodową. Niemożność obsługi wielu walut, wersji językowych czy pracy wieloodziałowej sprawia, że oprogramowanie staje się czynnikiem ograniczającym. System zamiast wspierać wzrost, generuje narastający dług technologiczny.
Utrzymywanie starego systemu generuje ukryte koszty wynikające z długu technologicznego. Dodatkowo takie oprogramowanie często nie zapewnia zgodności z nowymi wymogami prawnymi (np. polski KSeF 2.0 czy raportowanie ESG). Braki zmuszają firmę do inwestowania w drogie, autorskie nakładki, które zastępują funkcje standardowo dostępne w nowoczesnych systemach.
Jeżeli już teraz operujesz na systemi ERP do którego pracownicy są przyzwyczajeni, jego aktualizacja zamiast wymiany na inny może wydawać się lepszą, a na pewno łatwiejszą opcją niż zaczynanie “od zera”. Decyzja o całkowitej zmianie systemu ERP jest uzasadniona w sytuacjach, gdy obecne oprogramowanie przestaje być narzędziem wspierającym i generuje coraz więcej problemów.
Decydujący moment nadchodzi, kiedy:
Fundamentem udanej zmiany jest przeprowadzenie Business Process Re-engineering (BPR), czyli weryfikacji i optymalizacji aktualnych przepływów danych przed wdrożeniem. Przenoszenie nieefektywnych procedur do nowego systemu jest błędem, który utrwala dług organizacyjny. Audyt powinien obejmować analizę obecnego stanu systemu oraz definicję stanu docelowego w kluczowych działach, takich jak produkcja, finanse i logistyka.
Decyzja musi opierać się na twardych danych finansowych, w tym na Całkowitym Koszcie Posiadania (TCO) w perspektywie 3–5 lat. TCO obejmuje nie tylko licencje (średnio 25% kosztów), ale także integracje (18%), szkolenia (12%) i wsparcie techniczne, które na przestrzeni 5 lat może pochłonąć nawet 35% budżetu. W tym kontekście istotna jest również sprawdzona stabilność ceny danego rozwiązania, tak aby zmiany w cenniku nie zagrażały planom firmy.
Wybór między modelem chmurowym (SaaS) a lokalnym (on-premise) wpływa na elastyczność i strukturę kosztów:
Nowoczesny system musi rosnąć wraz z firmą. Należy wybierać rozwiązania o budowie modułowej, które pozwalają na stopniowe wdrażanie nowych funkcji bez paraliżu już działających obszarów. System powinien posiadać otwartą architekturę i nowoczesne API (np. REST, oData), ułatwiające integrację z narzędziami zewnętrznymi, takimi jak CRM, e-commerce czy WMS.
Aby system nie stał się przestarzały w ciągu kilku lat, powinien wspierać:
System musi gwarantować zgodność z lokalnym prawem, w tym obsługę KSeF 2.0, JPK oraz RODO. Należy zweryfikować standardy bezpieczeństwa dostawcy, takie jak certyfikaty ISO 27001 czy SOC 2, oraz gwarantowany poziom dostępności systemu (SLA).
Wybór dostawcy jest równie ważny jak wybór oprogramowania. Kluczowe są referencje w konkretnej branży oraz stosowana metodyka. Doświadczony partner dobierze wersję systemu dopasowaną do potrzeb firmy, bezpiecznie wdroży ją w możliwie szybkim czasie i zapewni wsparcie powdrożeniowe i szkoleniowe.
Poznaj ofertę wdrożeniową SUPREMIS i skontaktuj się z ekspertem.
Wybierając rozwiązania chmurowe dajesz swojej firmie środki i przestrzeń na stały, stabilny rozwój.
SAP Business One w wersji chmurowej to zintegrowany system ERP dla sektora MŚP, który umożliwia zarządzanie całą firmą z dowolnego miejsca i urządzenia. Rozwiązanie zapewnia stabilność ceny dzięki przejrzystemu modelowi abonamentowemu i oferuje łatwą skalowalność, pozwalając na zwiększanie mocy obliczeniowej oraz liczby użytkowników wraz z rozwojem biznesu.
Jako wysoce komplementarny system umożliwia łatwe dopasowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb firmy, zapewniając dostęp do ponad 500 certyfikowanych dodatków branżowych oraz łatwą integrację z zewnętrznymi aplikacjami poprzez SAP Cloud SDK i Integration Framework.
Odkryj SUPREMIS Cloud Platform – najlepszy sposób na wdrożenie SAP Business One.
Jeśli interesuje Cię usprawnianie działania Twojego przedsiębiorstwa,
skontaktuj się z nami, żeby uzyskać więcej informacji.
AI w systemach ERP: zastosowania i funkcje
SAP Business One vs Odoo: Dopasuj ERP do potrzeb firmy
CASE STUDY: Jak system ERP dla branży Nieruchomości sprawdza się w praktyce?
SAP Business One vs Oracle NetSuite: ERP dla małych i średnich firm
Na czym polega wdrożenie AI w przedsiębiorstwie: autonomia i przyszłość