Co to jest SAP ERP i który program SAP ERP wybrać?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning/ pol. planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to złożony zestaw oprogramowania, który integruje różne aspekty działalności firmy, takie jak finanse, zasoby ludzkie, produkcja, logistyka czy sprzedaż. Głównym celem ERP jest usprawnienie procesów biznesowych, umożliwiając przedsiębiorcom lepsze zarządzanie zasobami i koordynowanie działań oraz skuteczniejsze podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych danych. Wszystkie ważne z perspektywy firmy informacje są dostępne w jednym systemie, co eliminuje konieczność korzystania z wielu oddzielnych programów i arkuszy kalkulacyjnych. Współczesne systemy ERP to mnóstwo przydatnych narzędzi, które możesz dostosować do specyficznych potrzeb swojego przedsiębiorstwa.

System ERP może obejmować szeroki zakres funkcji, takich jak:

• Finanse i księgowość — obsługa płatności, raportowanie finansowe, zarządzanie budżetem.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) — zarządzanie pracownikami, rekrutacja, wynagrodzenia, szkolenia.
• Produkcja i operacje — planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, kontrola jakości.
• Sprzedaż i marketing — zarządzanie zamówieniami, obsługa klientów, automatyzacja kampanii marketingowych.
• Logistyka i dystrybucja — zarządzanie łańcuchem dostaw, dystrybucja towarów, magazynowanie.

Początki systemów ERP sięgają lat 60. XX wieku, kiedy firmy zaczęły wprowadzać oprogramowanie MRP (ang. Material Requirements Planning) do zarządzania zapasami i produkcją. Systemy te były stosunkowo proste, bo koncentrowały się głównie na zarządzaniu materiałami. W latach 70. i 80. powstały bardziej zaawansowane systemy MRP II, które rozbudowano m.in. o zarządzanie finansami i zasobami ludzkimi.

Prawdziwy przełom nastąpił jednak dopiero w latach 90., kiedy pojawiły się pierwsze systemy ERP umożliwiające integrację wszystkich kluczowych procesów przedsiębiorstwa. Szybko zauważono, że odpowiednie wdrożenie ERP może przynieść gigantyczne korzyści — zwłaszcza w kontekście rosnącej konkurencji i globalizacji.

Już w pierwszej dekadzie XXI wieku zaczęto inwestować coraz większe środki w rozwój chmury obliczeniowej, co ochoczo wykorzystano także w narzędziach ERP. Możliwość skorzystania z takiego systemu bez własnej infrastruktury IT, była prawdziwą rewolucją (wcześniej systemy ERP instalowano wyłącznie lokalnie, a ich wdrożenie trwało wiele miesięcy). W rezultacie takimi rozwiązaniami zaczęły interesować się nie tylko wielkie firmy, ale także mali i średni przedsiębiorcy. I to właśnie z myślą o nich zaczęto projektować takie systemy, jak na przykład

Kamienie milowe w rozwoju ERP:

• Lata 90.: Pierwsze zintegrowane systemy ERP — wdrożenie systemów takich jak SAP R/3, które umożliwiły pełną integrację procesów biznesowych w jednym miejscu.
• Lata 2000.: Wzrost popularności rozwiązań webowych — dzięki którym nastąpił gwałtowny rozwój technologii internetowych.
• Lata 2010.: Pojawienie się rozwiązań chmurowych — ERP w chmurze zmniejszyły koszty wdrożenia i umożliwiły firmom korzystanie z systemów bez potrzeby posiadania rozbudowanej infrastruktury IT.
• Obecnie: Integracja z AI, IoT i Big Data — współczesne ERP wykorzystują sztuczną inteligencję do analizy danych, prognozowania trendów i optymalizacji procesów biznesowych w czasie rzeczywistym.

Nie jest tajemnicą, że w tak bardzo zglobalizowanym i wysoce konkurencyjnym świecie, najważniejsze jest świadome podejmowanie decyzji i efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. Systemy ERP odgrywają w tym fundamentalną rolę, umożliwiając firmom:

• Zwiększenie efektywności operacyjnej — systemy SAP do zarządzania projektami  automatyzują poszczególne etapy projektowe, redukując pracę manualną i minimalizując ryzyko popełnienia błędów.
• Lepsze zarządzanie danymi — ERP integruje dane z różnych działów firmy, dzięki czemu zawsze masz łatwy dostęp do aktualnych informacji.
• Zarządzanie finansami — moduł SAP finanse na bieżąco śledzi sytuację finansową firmy, automatyzując jednocześnie wszelkie czynności księgowe.
• Zwiększenie elastyczności i skalowalności — systemy ERP (zwłaszcza te działające w chmurze) są skalowalne, co oznacza, że mogą rosnąć razem z firmą i dostosowywać się do jej zmieniających się potrzeb.

System ERP składa się z wielu modułów, z których każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy. Moduły te można dostosować do specyficznych potrzeb organizacji, co czyni system ERP elastycznym rozwiązaniem.

Moduł finansowy

Moduł SAP dla branży finansowej jest fundamentem każdego systemu ERP i obejmuje wszystkie funkcje związane z zarządzaniem finansami firmy. W skład modułu finansowego wchodzą takie elementy jak:

• księgowość,
• zarządzanie budżetem,
• śledzenie przychodów i wydatków,
• przetwarzanie płatności,
• generowanie raportów finansowych.

Moduł HR (zasoby ludzkie)

Zarządzanie pracownikami jest bardzo ważne dla każdej firmy, a moduł SAP HR umożliwia:

• zarządzanie danymi pracowników,
• planowanie rekrutacji,
• zarządzanie wynagrodzeniami,
• monitorowanie wydajności pracowników,
• zarządzanie szkoleniami i rozwojem personelu.

Moduł produkcji

Moduł SAP dla produkcji jest istotny dla firm produkcyjnych, gdyż ułatwia zarządzanie całym procesem produkcji – od planowania po realizację zamówień. Zawiera funkcje takie jak:

• planowanie produkcji,
• zarządzanie zapasami,
• monitorowanie wydajności produkcji,
• zarządzanie dostawami i zamówieniami surowców.

Moduł sprzedaży i dystrybucji

Moduł SAP sprzedaż i dystrybucja wspiera zarządzanie zamówieniami, obsługę klientów oraz automatyzację działań marketingowych. Jego główne funkcje to:

• przetwarzanie zamówień,
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM),
• tworzenie kampanii marketingowych,
• analiza wyników sprzedaży.

Moduł logistyki i zarządzania łańcuchem dostaw

Rozwiązanie, które pomaga firmom w zarządzaniu przepływem towarów tj. od zakupu surowców po dystrybucję gotowych produktów do klientów. Obejmuje on:

• zarządzanie zapasami,
• optymalizację transportu i magazynowania,
• monitorowanie dostaw i wysyłek.

Wdrożenie systemu ERP przynosi firmom szereg istotnych korzyści, które mają bezpośredni wpływ na ich efektywność operacyjną, koszty oraz możliwości rozwoju. System ten integruje wszystkie kluczowe procesy biznesowe w jednym, spójnym środowisku, dzięki czemu firmy mogą skuteczniej koordynować prowadzone przez siebie działania i podejmować skuteczniejsze decyzje np. w obliczu zmian rynkowych.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów biznesowych to jedna z największych zalet wdrożenia systemu ERP. Automatyzuje on bowiem wiele codziennych, powtarzalnych zadań, takich jak przetwarzanie faktur, zarządzanie zapasami, monitorowanie dostaw oraz kontrolowanie jakości produkcji. Narzędzie to eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych i znacząco zwiększa efektywność operacyjną. Pracownicy nie muszą poświęcać czasu na rutynowe, czasochłonne czynności, dzięki czemu mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak rozwój nowych produktów czy planowanie strategii.

Przejrzyste raportowanie

Systemy ERP oferują zaawansowane możliwości raportowania, aby firmy miały dostęp do bieżących i dokładnych danych z różnych działów w czasie rzeczywistym. Takie narzędzia pozwalają lepiej planować przyszłe działania, prognozować trendy rynkowe oraz szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Większa elastyczność

Jedną z największych zalet systemów ERP jest ich zdolność do dostosowywania się do rosnących i zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Systemy ERP są skalowalne, co oznacza, że mogą się rozwijać wraz z firmą – bez względu na to, czy chodzi o zwiększenie liczby pracowników, rozszerzenie asortymentu, czy ekspansję na nowe rynki. Wdrożenie nowego modułu lub integracja z innymi systemami mogą odbywać się bez konieczności reorganizacji całej infrastruktury IT.

Redukcja kosztów

Wdrożenie systemu ERP wiąże się z początkowymi inwestycjami, ale zwrot z tej inwestycji jest szybki i zauważalny w długofalowej perspektywie. Automatyzacja procesów zmniejsza potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników, a lepsze zarządzanie zapasami i produkcją redukuje straty finansowe.

Technologia poszła tak bardzo do przodu, że obecnie firmy mogą wybierać spośród różnych typów wdrożeń systemów ERP w zależności od swoich potrzeb, budżetu oraz struktury organizacyjnej. Najpopularniejsze modele to:

ERP w chmurze

Systemy ERP działające w chmurze, takie jak SAP Business One i SAP S/4 HANA, oferują elastyczność, skalowalność i łatwość dostępu z dowolnego miejsca na świecie. Firmy wybierające te rozwiązania nie muszą inwestować w kosztowną infrastrukturę IT, bo systemy są hostowane na zewnętrznych serwerach i dostępne przez Internet.

ERP on-premise

Systemy on-premise, jak SAP HANA, są instalowane lokalnie i oferują większą kontrolę nad danymi, co jest istotne w przypadku firm z tzw. branż regulowanych. Systemy on-premise są instalowane na serwerach firmy i zarządzane przez wewnętrzny zespół IT. Ten model wdrożenia oferuje większą kontrolę nad danymi, ale wymaga większych inwestycji początkowych oraz ciągłego utrzymania infrastruktury.

ERP hybrydowe

System ERP hybrydowy łączy elementy wdrożeń w chmurze i on-premise, pozwalając firmom korzystać z najlepszych cech obu rozwiązań. Na przykład firma może przechowywać dane wrażliwe na lokalnych serwerach, jednocześnie korzystając z elastyczności rozwiązań chmurowych do zarządzania codziennymi operacjami.

Jedną z charakterystycznych cech ERP jest jego zdolność do integracji z innymi systemami, które mogą już być używane w firmie. Słowem: możesz połączyć ERP z systemami, takimi jak CRM, HCM i SCM.

W praktyce można to wykorzystać na wiele różnych sposobów. Na przykład:

• CRM: Połączenie ERP z systemem CRM umożliwia lepsze zarządzanie relacjami z klientami oraz analizę danych sprzedażowych.
• HCM: Integracja ERP z systemami zarządzania zasobami ludzkimi pozwala skuteczniej zarządzać pracownikami i automatyzować poszczególne procesy HR-owe. Można wówczas wykorzystać bardzo przydatne narzędzie SAP SuccessFactors.
• SCM: Połączenie ERP z systemami zarządzania łańcuchem dostaw pozwala śledzić stan magazynu w czasie rzeczywistym i optymalizować poszczególne procesy logistyczne.

Wzrost popularności systemów ERP wynika z ich wszechstronności. Systemy te mogą być stosowane w różnych obszarach rynku, optymalizując działania firmy i zwiększając jej efektywność operacyjną.

Przemysł produkcyjny

W przemyśle produkcyjnym system ERP wykorzystuje się w optymalizacji całego cyklu produkcyjnego. Dzięki narzędziom, takim jak Beas Manufacturing, producenci mogą zarządzać harmonogramami produkcji, monitorować zapasy surowców oraz analizować wydajność linii produkcyjnych. Przydają się tutaj także inne narzędzia powiązane z SAP Business One, czyli Cobi WMS oraz Cobi PPC. Pierwsze z nich służy do mobilnego zarządzania magazynem, a drugie do mobilnego aktywizowania danych produkcyjnych, w tym ustalania logiki produkcji.

Handel i dystrybucja

Istnieje również dedykowany system ERP dla dystrybucji, który pozwala firmom handlowym lepiej zarządzać swoimi łańcuchami dostaw, zoptymalizować procesy logistyczne oraz monitorować stan magazynowy. Umożliwia on ponadto integrację z różnymi kanałami sprzedaży, zarówno sklepami tradycyjnymi (SAP Customer Checkout), jak i sklepami online (SAP omnichannel), co jest bardzo ważne w wielokanałowym środowisku sprzedaży w branży B2B i platformach ecommerce B2C.

Finanse i bankowość

Dla instytucji finansowych, takich jak banki czy firmy inwestycyjne, najważniejsze jest bezpieczeństwo i analiza danych. Systemy ERP oferują zaawansowane funkcje do optymalizacji procesów księgowych, zarządzania ryzykiem i raportowania zgodnie z przepisami i normami branżowymi. Wszystko można też dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, co oferujemy poprzez audyty SAP, po których przeprowadzeniu przygotowywany jest dokument zawierający opis stanu obecnego wraz z zestawem zaleceń i rekomendacji.

Branża nieruchomości

Systemy ERP znalazły również zastosowanie w sektorze nieruchomości. Dlatego też przygotowaliśmy rozwiązanie Property Management dla SAP Business One, +.  Pozwala ono efektywnie automatyzować procesy księgowe, monitorować koszty eksploatacji, redukować koszty obsługi i planować dalsze inwestycje na podstawie szczegółowych raportów. Z kolei utrzymanie techniczne nieruchomości wspiera zaawansowane narzędzie

Branża ubezpieczeniowa

Systemy ERP odgrywają istotną rolę w integracji danych ubezpieczeniowych, automatyzacji procesów oraz poprawie obsługi klienta. SAP w branży ubezpieczeniowej to przede wszystkim możliwość przydzielenia do projektu najlepiej dopasowanego pracownika, szybkie wprowadzanie niezbędnych zmian projektowych, terminowe rozliczanie klientów, integracja z CRM, możliwość generowania dokładnych raportów, a także szybka wycena wartości danego projektu.

Sektor farmaceutyczny i life science

Systemy ERP są wykorzystywane na szeroką skalę także w branży farmaceutycznej i w tzw. life science. Rozwiązanie SAP dla branży life-science zapewnia firmom farmaceutycznym narzędzia do zarządzania badaniami klinicznymi i produkcją leków. Pozwala ono ściśle monitorować procesy produkcyjne, aby zachować zgodność z przepisami i zminimalizować ryzyko wystąpienia jakichkolwiek problemów jakościowych.

Systemy ERP nieustannie ewoluują, a przyszłość tych rozwiązań będzie opierać się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, Internet Rzeczy oraz Big Data. Już teraz zmieniają one sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają swoimi zasobami, ale w przyszłości stanie się to nieodzowną częścią biznesu, bez czego trudno będzie zachować konkurencyjność.

Systemy ERP będą wykorzystywać te technologie m.in. do optymalizacji procesów logistycznych, zarządzania zasobami ludzkimi, finansami i produkcją oraz przewidywania trendów i popytu, ale z drugiej strony będą musiały radzić sobie z przetwarzaniem ogromnych ilości danych z różnych źródeł. Wszystko będzie dążyło do coraz skuteczniejszej automatyzacji rutynowych zadań i podnoszenia efektywności operacyjnej.

Rozwój systemów ERP w chmurze

Technologia chmury także odgrywać będzie coraz większą rolę w przyszłości systemów ERP. Wynika to m.in. ze skalowalności, elastyczności i możliwości obniżenia kosztów związanych z infrastrukturą IT. Przedsiębiorstwa, które decydują się na chmurowe rozwiązania SAP IT, takie jak SAP S/4 HANA Cloud czy SAP Business One mogą korzystać z zaawansowanych narzędzi do zarządzania danymi i procesami biznesowymi bez konieczności inwestowania w drogie lokalne serwery.

Inną bardzo dużą zaletą takiego rozwiązania jest łatwość integracji z innymi systemami oraz aplikacjami mobilnymi. Przykładowo, dzięki aplikacji mobilnej SAP Business One, możesz zarządzać swoimi procesami z dowolnego miejsca na świecie, mając pełny dostęp do swoich danych w czasie rzeczywistym. Co więcej, aplikacja mobilna SAP Business One Sales czy aplikacja mobilna SAP Business One Service, umożliwiają pracownikom zarządzanie wszelkimi operacjami związanymi ze sprzedażą i obsługą klienta z poziomu smartfona lub tabletu.

Chmurowe ERP to również łatwość wdrożenia i gwarancja aktualizacji. Firmy nie muszą obawiać się skomplikowanych i kosztownych migracji systemów, ponieważ w chmurze aktualizacje są automatyczne i nie zakłócają ciągłości pracy. Jeśli jednak wciąż nie jesteś przekonany(a), to skorzystaj z SAP Business One demo lubaby przetestować funkcje systemu przed wdrożeniem pełnej wersji.

tSAP oferuje również wszechstronne narzędzia do planowania, realizacji i monitorowania projektów w różnych branżach. Poszczególne moduły SAP pozwolą Ci precyzyjnie określić cele projektowe, alokować zasoby, kontrolować budżet i monitorować postępy w czasie rzeczywistym. Zarządzanie projektami poprzez np. MARIProject umożliwi Ci śledzenie wszystkich aspektów projektów od początku do końca.

Automatyzacja obiegu dokumentów w ERP

Automatyzacja to przyszłość efektywnego zarządzania procesami w firmie. Narzędzia takie jak Symfonia Obieg Dokumentów czy aplikacja SaldeoSMART umożliwią Ci automatyzację obiegu dokumentów w firmie, eliminując błędy i przyspieszając realizację rutynowych zadań. Dzięki temu skupisz się na strategicznych zadaniach, a powtarzalne procesy powierzysz systemowi ERP.

Systemy ERP zintegrowane z zaawansowaną analityką danych pozwalają firmom na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych oraz przewidywanie przyszłych trendów. Dlatego też stworzono SAP Analytics Cloud, czyli innowacyjne narzędzie, które umożliwia firmom analizowanie danych w czasie rzeczywistym, tworzenie raportów oraz prognozowanie przyszłych wyników na podstawie historycznych danych.

Dzięki analizie danych możesz lepiej rozumieć swoje operacje, monitorować wydajność procesów oraz identyfikować obszary, które wymagają optymalizacji. SAP Analytics Cloud pozwala także analizować dane z różnych modułów ERP — możesz analizować informacje z modułów finansowych, modułów sprzedażowych, modułów produkcyjnych lub modułu SAP kadry i płace, aby uzyskać pełen obraz sytuacji firmy.

Każdy system ERP wymaga stałego wsparcia technicznego, dlatego też oferujemy wsparcie SAP obejmujące takie usługi, jak: monitorowanie systemu, rozwiązywanie problemów technicznych oraz instalowanie poprawek i aktualizacji oprogramowania. Dzięki temu unikniesz kosztownych przestojów i będziesz mógł(a) realizować wszystkie procesy biznesowe zgodnie z planem.

A jeśli nie jesteś przedsiębiorcą, lecz młodym, ambitnym człowiekiem, który chce rozwijać umiejętności w branży IT, to weź udział w organizowanych przez nas stażach SAP. Zapraszamy wszystkich kreatywnych studentów 4-5 roku lub absolwentów, którzy nie ukończyli jeszcze 30. roku życia.